Este capítulo contiene la medición de impacto de las mejoras en los trámites del IMSS desde 2012, a través de medir la reducción en cagas administrativas derivadas de la simplificación y digitalización de los trámites. La reducción de cargas tiene su fuente en la disminución de las horas-persona que el ciudadano, los empleados de las empresas, o los mismos dueños de las empresas deben invertir, debido a que la reducción de requisitos, el mejoramiento de los formatos, o la posibilidad de enviar la información del trámite desde casa o la oficina a través de una computadora o teléfono móvil, exige menos inversión de horas. La medición de impacto se mide en agregado para los 84 trámites objeto de estudio, y también se presenta por coordinación administrativa.
Simplificación Administrativa en el Instituto Mexicano del Seguro Social
Capítulo 3. Impacto de la simplificación administrativa en el Instituto Mexicano del Seguro Social
Abstract
Desde hace más de una década el IMSS ha realizado acciones de simplificación a sus trámites, lo cual ha beneficiado a los usuarios entre los que se incluyen ciudadanos y empresas. Los beneficios de la simplificación se han traducido en una reducción del número de requisitos que se solicitan al derechohabiente o empresa en la realización de los trámites, una simplificación de los formularios y uso de lenguaje ciudadano en los mismos, entre otros. Además, a partir del 2013 el IMSS introdujo la posibilidad de realizar trámites de forma remota, a través de la plataforma web del IMSS o de la aplicación móvil, disponible de forma gratuita para cualquier persona que cuente con un teléfono inteligente. Por lo cual el IMSS implementó la Estrategia IMSS Digital, con el objetivo de acercar la seguridad social a los derechohabientes, patrones, jubilados, pensionados y ciudadanía en general proporcionando soluciones digitales a través de canales modernos de atención.
En este capítulo se presentan los resultados de la medición del impacto de estos esfuerzos de simplificación y digitalización de los trámites del IMSS, a través de medir los ahorros en cargas administrativas generados por las mejoras a los trámites. La reducción de cargas por simplificar y digitalizar un trámite tienen su fuente en la disminución de las horas-persona que el ciudadano, los empleados de las empresas, o los mismos dueños de las empresas deben invertir, debido a que la reducción de requisitos, el mejoramiento de los formatos, o la posibilidad de enviar la información del trámite desde casa o la oficina a través de una computadora o teléfono móvil, exige menos inversión de horas. En la metodología del MCE se asume que las horas-persona liberadas, las cuales se monetizan por el valor del costo de oportunidad de la persona o del empleado, se reinsertan en la economía en actividades más productivas en comparación con la simple gestión de un trámite. En efecto, la reducción de cargas administrativas libera recursos a la economía, los cuales tendrán un mayor impacto en la productividad y el crecimiento.
Impacto agregado de la simplificación y la digitalización en el IMSS
La Gráfica 3.1 muestra los resultados de la medición del impacto de la simplificación y digitalización de los trámites del IMSS. Dependiendo del escenario contemplado: se calcula que la reducción de cargas administrativas totales en el IMSS ha sido de entre el 40% y el 25%.
Gráfica 3.1. Impacto de la mejora en los trámites del IMSS, MXN
Este informe reporta un rango de ahorros porque no fue posible definir con certeza la condición inicial de los trámites de IMSS por no contar con los formatos de los trámites antes de la simplificación reportada por el IMSS.
Escenario 1: Trámites sin digitalizar. En este escenario se estiman a cuánto ascenderían las cargas si los 31 trámites digitalizados se realizaran únicamente de forma presencial. Asimismo, se asume que el resto de los trámites presenciales no tuvieron ninguna mejora en cuanto a la reducción de requisitos. Bajo este escenario, se estima que la carga ascendería a MXN 18 732 millones1. De esta forma, el impacto en la mejora de los trámites del IMSS – que es la reducción en cargas administrativas totales con respecto a la situación actual – es de 25%.
Escenario 2: Trámites sin digitalizar + 10% simplificación. En este escenario se estiman las cargas usando dos supuestos:
Los 31 trámites digitalizados se realizan únicamente de forma presencial,
Los trámites presenciales fueron mejorados a través de simplificación administrativa – eliminación de requisitos, mejoramiento de formatos, uso de lenguaje ciudadano – lo que equivalió a una reducción del 10% de las carga administrativas.
Bajo este escenario, las cargas administrativa totales ascenderían MXN 20 814 millones2. Por lo tanto, en el escenario 2, el impacto de la mejora de los trámites del IMSS equivaldría a una reducción del 32% de las cargas administrativa totales.
Escenario 3: Trámites sin digitalizar + 20% simplificación. En este escenario se consideran los mismos supuestos que en el escenario 2, pero con un ahorro del 20% por en las cargas de los trámites presenciales derivado de la simplificación. Bajo estos supuestos, el impacto de la mejora de los trámites del IMSS ascendería a 40% de reducción en cargas administrativas totales, equivalentes a MXN 23 415 millones.
De acuerdo con estos escenarios, el rango de ahorros generados a ciudadanos y empresarios usuarios de los trámites del IMSS es de entre 25% y 40%. Fue necesario estimar un rango, ya que si bien se corroboró que la digitalización de los trámites representó reducción de cargas significativas para los usuarios de los trámites, es razonable anticipar que la reducción fue mayor a lo proporcionado por el uso de tecnologías de información, ya que la evidencia recolectada indica que hubo acciones de simplificación por el IMSS. Por lo tanto, el 25% debe considerarse como un “piso” y es probable que los ahorros reales estén por encima de este límite inferior3.
Bajo estas consideraciones, la disminución en cargas administrativas generadas por el IMSS con el mejoramiento de sus trámites de al menos el 25% se compara favorablemente con las experiencias internacionales reportadas por países de la OCDE que establecieron como meta reducir las cargas de los trámites entre el 20 y 25%, véase el encuadro 5.1.
El impacto de las mejoras en trámites del IMSS por unidad administrativa
Comparación de ahorros entre unidades administrativas
En la Gráfica 3.2 se muestra los resultados por unidad administrativa del IMSS en la estimación de las cargas administrativas bajo los escenarios arriba descritos. El único porcentaje de ahorro en cargas que se reporta es el que se refiere al escenario 1. En la siguiente sección se reportan los ahorros porcentuales de cada escenario. Cabe destacar que las tres coordinaciones con mayores ahorros en términos porcentuales son aquellas que han digitalizado la mayor proporción de sus trámites, es decir, la CA (al menos 78% de ahorros), la CCEVD (al menos 35% de ahorros) y la CSGDII (al menos 14% de ahorros).
Gráfica 3.2. Impacto de la mejora en los trámites del IMSS por coordinación
Notas: La Coordinación de Cobranza (CC) tiene dos trámites adicionales en la medición de la carga actual (SIPARE y Opinión 32D) que antes no existían, por lo cual la carga administrativa actual es más alta que la carga antes de cualquier mejora.
La CA destaca como la unidad que más ha beneficiado a sus usuarios en términos relativos por la mejora de sus trámites con ahorros de al menos el 78% en cargas administrativas. La CA cuenta con tres trámites (IMSS-02-001-A, IMSS-02-001-C e IMSS-02-008), los cuales fueron mejorados entre enero y octubre del 2016 y se realizan en gran medida a través de medios digitales.
La CC administra trámites que se realizan por empresarios o los patrones de establecimientos comerciales, por lo que se facilita la introducción, difusión y penetración de medios digitales. De hecho, en marzo del 2015 la coordinación introdujo la Opinión del Cumplimiento de Obligaciones Fiscales en Materia de Seguridad Social (32D), el único trámite del Instituto que es 100% digital desde su creación. Es importante mencionar que tanto para la Opinión 32D, como para el Sistema de Pagos Referenciados (SIPARE) no se realizaron estimaciones sobre su costo previo a la digitalización. En el caso de la Opinión 32D, no tenía sentido realizar el ejercicio puesto que el trámite nace de forma digital. No obstante, resalta que con la digitalización del trámite IMSS-02-096 Solicitud de estado de adeudo la CC generó ahorros para los usuarios de este trámite de al menos 83% (véase Cuadro 3.4 abajo).
Por otra parte, cinco de las coordinaciones evaluadas (CBS, CCVVUCT, CES, CPE y CST) no han realizado ninguna digitalización de sus trámites4, por lo que la carga administrativa actual corresponde con la carga del escenario 1.
En el siguiente apartado se presenta la carga administrativa actual y la estimada para todas las coordinaciones para cada escenario.
Coordinaciones con ahorros por digitalización de trámites
Cuadro 3.1. Ahorros por mejoras en trámites de la Coordinación de Afiliación (CA)
Cuadro 3.2. Ahorros por mejoras en trámites de la Coordinación de Atención Integral a la Salud en el Primer Nivel (CAISPN)
Cuadro 3.3. Ahorros por mejoras en trámites de la Coordinación de Clasificación de Empresas y Vigencia de Derechos (CCEVD)
Cuadro 3.4. Ahorros por mejoras en trámites de la Coordinación de Cobranza (CC)
Cuadro 3.5. Ahorros por mejoras en trámites de la Coordinación del Servicio de Guardería para el Desarrollo Integral Infantil (CSGDII)
Ahorros en coordinaciones que no han digitalizado ninguno de sus trámites5
Para las coordinaciones CBS, CCVVUCT, CES, CPE y CST, los ahorros en cargas administrativas se estiman en un rango del 0% y el 20%6. Todas estas coordinaciones reportaron mejoras en sus trámites que reducen las cargas administrativas a los usuarios de sus trámites; por eso, el porcentaje de ahorro es positivo. No obstante, al igual que en el resto de las coordinaciones, no estuvo disponible la evidencia suficiente para hacer una cuantificación de estas mejoras de forma puntual.
Resumen de mensajes claves del capítulo
Desde el 2012 el IMSS ha realizado acciones de simplificación a sus trámites, lo cual ha beneficiado a los usuarios entre los que se incluyen ciudadanos y empresas.
En el 2013, el IMSS desplegó la Estrategia IMSS Digital en respuesta a la necesidad de simplificar y acercar los trámites y servicios a los derechohabientes, pensionados, jubilados, patrones y ciudadanía en general, lo cual generó la posibilidad de realizar trámites de forma remota, a través de la plataforma web del IMSS o de la aplicación móvil, disponible de forma gratuita para cualquier persona que cuente con un teléfono inteligente, proporcionando soluciones digitales a través de canales modernos de atención.
Los beneficios de la simplificación se han traducido en una reducción del número de requisitos que se solicitan al derechohabiente o empresa en la realización de los trámites, una simplificación de los formularios y uso de lenguaje ciudadano en los mismos, entre otros.
El impacto de la simplificación y digitalización de los trámites del IMSS, se calcula de entre el 25% y 40% de reducción de cargas administrativas totales, dependiendo del escenario contemplado.
La reducción de cargas por simplificar y digitalizar un trámite tienen su fuente en la disminución de las horas-persona que el ciudadano, los empleados de las empresas, o los mismos dueños de las empresas deben invertir, debido a que la reducción de requisitos, el mejoramiento de los formatos, o la posibilidad de enviar la información del trámite desde casa o la oficina a través de una computadora o teléfono móvil, exige menos inversión de horas.
En la metodología del MCE se asume que las horas-persona liberadas, las cuales se monetizan por el valor del costo de oportunidad de la persona o del empleado, se reinsertan en la economía en actividades más productivas.
Este informe reporta un rango de ahorros sobre los esfuerzos de simplificación y digitalización alcanzados por el IMSS previo a la digitalización de trámites. Fue necesario estimar un rango, ya que si bien se corroboró que la digitalización de los trámites representó reducción de cargas significativas para los usuarios de los trámites, es razonable anticipar que la reducción fue mayor a lo proporcionado por el uso de tecnologías de información, ya que la evidencia recolectada indica que hubo acciones de simplificación por el IMSS. Por lo tanto, el 25% debe considerarse como un “piso” y es probable que los ahorros reales estén por encima de este límite inferior.
La disminución en cargas administrativas generadas por el IMSS con el mejoramiento de sus trámites de al menos el 25% se compara favorablemente con las experiencias internacionales reportadas por países de la OCDE que establecieron como meta reducir las cargas de los trámites entre el 20 y 25%.
Las tres coordinaciones del IMSS con mayores ahorros en términos porcentuales son aquellas que han digitalizado la mayor proporción de sus trámites, es decir, la CA (al menos 78% de ahorros), la CCEVD (al menos 35% de ahorros) y la CSGDII (al menos 14% de ahorros).
Referencia
SCM Network ((n.d.)), “International Standard Cost Model Manual, Measuring and reducing the administrative burdens for businesses”, Standard Cost Model Network, http://www.oecd.org/gov/regulatory-policy/34227698.pdf.
Anexo 3.A. Cálculo de ahorros en coordinaciones que no han digitalizado ninguno de sus trámites
Cuadro 3.A.1. Ahorros por mejoras en trámites de la Coordinación de Bienestar Social (CBS)
Cuadro 3.A.2. Ahorros por mejoras en trámites de la Coordinación de Centros Vacacionales, Velatorios, Unidad de Congresos y Tiendas (CCVVUCT)
Cuadro 3.A.3. Ahorros por mejoras en trámites de la Coordinación de Salud en el Trabajo (CST)
Cuadro 3.A.4. Ahorros por mejoras en trámites de la Coordinación de Educación en Salud (CES)
Cuadro 3.A.5. Ahorros por mejoras en trámites de la Coordinación de Prestaciones Económicas (CPE)
Notas
← 1. La metodología para obtener esta cifra, en términos generales, incluyó los siguientes pasos: i) para los 31 trámites digitales, la medida correspondiente de cargas unitarias por trámite de la modalidad presencial se multiplica por la población que realizó el trámite por medio digital, y ii) al resultado se le suma la carga administrativa del resto de los trámites. En este escenario sólo se incluyen 82 trámites, ya que comparado con la situación actual. 2 trámites son de recientes creación.
← 2. La metodología para obtener esta cifra, en términos generales, incluyo los siguientes pasos: i) las cargas administrativas unitarias de los trámites presenciales se aumentaron por un factor equivalente a (1/(1-0.1)); ii) esta carga unitaria modificada por trámite de la modalidad presencial se multiplica por la población correspondiente; iii) al resultado se le suma la carga administrativa total que resultaría de multiplicar para los 31 trámites digitales, la carga unitaria modificada de los modalidad presencial correspondiente por la población que realiza los trámites digitales. En este escenario sólo se incluyen 82 trámites, ya que comparado con la situación actual. 2 trámites son de recientes creación.
← 3. La estimación precisa de los efectos de la simplificación requería información detallada de las acciones de mejoramiento de trámites emprendidas por el IMSS desde el 2012. La información recolectada no fue suficiente para un cálculo robusto.
← 4. En algunos casos, la completa digitalización de los trámites requerirá resolver la necesidad de la presencia del beneficiario, como es el caso de la pensión por invalidez.
← 5. Como se mencionó anteriormente, la completa digitalización de los trámites requerirá resolver la necesidad de la presencia del beneficiario, como es el caso de la pensión por invalidez.
← 6. Las cargas administrativas por coordinación de las coordinaciones CBS, CCVCTVT, CES, CPE y CST bajo los escenarios de ahorro resultan de multiplicar los cargas de etas coordinaciones incluidos en el Capítulo 2 por un factor de 1 para el Escenario 1, ya que en este escenario no hay ahorros por trámites digitalizados; por un factor de (1/(1-0.1)) por el ahorro en 10% en cargas por las simplificación administrativa para el Escenario 2; y para el Escenario 3 por un factor (1/(1-0.2)) por el ahorro en 20% en cargas por las simplificación administrativa. Dada la naturaleza mecánica de los resultados, éstos se reportan en el Anexo 3.A.1.