En esta sección se presentan los ahorros potenciales en cargas administrativas que podría alcanzar el IMSS por el mejoramiento adicional de sus trámites. El cálculo se basa en las metas establecidas por cada coordinación administrativa en consulta con la OCDE. Las metas incluyen la digitalización de trámites y el aumento en la población que usa las versiones digitales de los trámites. Los ahorros potenciales se presentan en agregado para el IMSS, y por coordinación administrativa. Finalmente, se incluye una estimación de ahorros bajo una simulación que asume un escenario en done los esfuerzos de digitalización y de uso de los trámites digitales se intensifica.
Simplificación Administrativa en el Instituto Mexicano del Seguro Social
Capítulo 4. Ahorros potenciales en cargas administrativas en el Instituto Mexicano del Seguro Social
Abstract
Mediante el presente informe la OCDE encuentra que la estrategia de mejora de los trámites del IMSS ha tenido efectos positivos para los usuarios de sus trámites, ya que calcula que la reducción en cargas administrativas ha sido de al menos el 25%. No obstante, los beneficios para los usuarios del IMSS pueden extenderse aún más con un uso más profundo de las modalidades digitales de los trámites, y con la digitalización de los que aún no están disponibles por este medio.
De los 87 trámites del IMSS sujetos del análisis, 31 se pueden realizar por medios digitales, ya sea por internet o aplicación móvil (véase Cuadro 1.4). Sin embargo, el uso de estas modalidades es proporcionalmente bajo, alcanzando apenas el 19% de todas las solicitudes procesadas por el IMSS (véase Gráfica 2.2). ¿Cuáles serían los ahorros adicionales en cargas administrativas para los usuarios si aumenta la proporción del uso de versiones digitales de los trámites? A continuación se presentan los cálculos de ahorros potenciales derivados de un aumento en el número de trámites digitales, y un aumento del uso de la modalidad digital.
Ahorros potenciales totales
Las cargas administrativas que enfrentan los ciudadanos y empresarios usuarios de los trámites del IMSS podrían reducirse en 11%, equivalente a MXN 1 519.9 millones (véase la Gráfica 4.1), con una estrategia de digitalización y difusión del IMSS que implicaría la digitalización de 27 trámites adicionales– con lo cual se tendría un total de 58 tramites disponibles en formato digital – y con un aumento del uso de estos medios por los usuarios de 19% al 25.8% (véase Cuadro 4.1)1.
Gráfica 4.1. Ahorros potenciales en cargas administrativas totales en el IMSS
Cuadro 4.1. Utilización de las modalidades de presentación de trámites en el IMSS: situación actual y meta a lograr
Las metas de establecer 27 trámites digitales adicionales, y de lograr las metas de uso de trámites digitales que se muestran en el Cuadro 4.1 fueron definidas por el IMSS, en consulta con la OCDE. La definición de estas metas estuvo basada en encontrar un balance entre la disponibilidad anticipada de recursos financieros, materiales, y humanos en el IMSS para llevar a cabo la digitalización y para llevar a cabo una campaña efectiva de difusión de trámites digitales, en los perfiles de usuarios de los trámites del IMSS y su potencial de emplear las modalidades digitales de los trámites, y en metas realistas alcanzables en los siguientes 2 a 4 años.
La siguiente sección incluye el detalle de las metas de uso de las modalidades por trámite, así como el potencial de ahorro por coordinación administrativa y por trámite.
Ahorros potenciales por unidad administrativa
Comparación de ahorros entre coordinaciones
Gráfica 4.2. Ahorros potenciales en las cargas administrativas por coordinación en el IMSS
La Gráfica 4.2 muestra los ahorros potenciales en cargas administrativas por coordinación, en el resto de la subsección se presentan a detalle la información de ahorros de cada coordinación. Se puede observar que la CCEVD es el área administrativa con el mayor ahorro potencial en términos nominales, al pasar de MXN 3 081.3 millones a MXN 2 577.9 millones. La coordinación con los mayores ahorros potenciales relativos es la CES que aspira a una reducción de 47% en sus cargas derivado de expectativas ambiciosas de uso en sus trámites digitales: 100% de uso en todos ellos, con excepción de un trámite (más adelante se dan los detalles). En los casos de la CST, la CCVVUCT y la CBS no se espera ningún ahorro, ya que no se contempla la digitalización de alguno de sus trámites en el corto plazo.
Coordinación de Afiliación
El Cuadro 4.2 y la Gráfica 4.3 muestran los ahorros potenciales de la Coordinación de Afiliación. La CA tiene tres trámites, los cuales se pueden realizar presencial y digitalmente. Se anticipa que la Coordinación tome medidas que aumenten el uso de la modalidad digital en sus tres trámites, lo cual resulte en reducir la carga administrativa en un 16% en total.
Cuadro 4.2. Ahorros potenciales en cargas administrativas de trámites de la Coordinación de Afiliación (CA)
Notas: P: Modalidad de presentación del trámite de forma presencial, I: Internet, A: Aplicación móvil, T: Teléfono.
Gráfica 4.3. Ahorros potenciales en cargas administrativas en la Coordinación de Afiliación en el IMSS, MXN
Coordinación de Atención Integral a la Salud en el Primer Nivel
El Cuadro 4.3 y la Gráfica 4.4 contienen los resultados de la estimación de ahorros potenciales en cargas administrativas de la CAISPN. Esta coordinación se encarga del trámite con la mayor carga total del IMSS, el IMSS-03-011 Atención Médica en Unidades de Medicina Familiar, el cual se puede realizar por medios digitales y presenciales. La CAISPN ha establecido como meta la reducción de 4% en la carga en este trámite, ya que anticipa que los aumentos en el uso de las opciones digitales sean muy modestos. Adicionalmente, de acuerdo con lo expresado por la Coordinación, no se anticipa la digitalización del trámite IMSS-03-020 Solicitud de Expedición de Certificado de Defunción en los siguientes dos años.
Cuadro 4.3. Ahorros potenciales en cargas administrativas de trámites de la Coordinación de Atención Integral a la Salud en el Primer Nivel (CAISPN)
Notas: P: Modalidad de presentación del trámite de forma presencial, I: Internet, A: Aplicación móvil, T: Teléfono, R: Re-agenda presencial.
Gráfica 4.4. Ahorros potenciales en cargas administrativas en la Coordinación de Atención Integral a la Salud en el Primer Nivel del IMSS
Coordinación de Clasificación de Empresas y Vigencia de Derechos
El Cuadro 4.4 incluye la estimación de ahorros potenciales de los trámites de la CCEVD. Esta coordinación anticipa generar ahorros del 16% en la carga administrativa que generan sus trámites. La meta de la CCEVD es aumentar el uso de la versión en internet de todos sus trámites, además de que planea digitalizar dos trámites, el IMSS-02-025-B y el IMSS-02-025-C.
Cuadro 4.4. Ahorros potenciales en cargas administrativas de trámites de la Coordinación de Clasificación de Empresas y Vigencia de Derechos (CCEVD)
Notas: P: Modalidad de presentación del trámite de forma presencial, I: Internet, A: Aplicación móvil, T: Teléfono. *Trámite eliminado en 2016.
La Gráfica 4.5 incluye los diez trámites de la CVED con la mayor carga administrativa. Destaca el trámite IMSS-02-020-B cuyos ahorros potenciales por el aumento del uso la modalidad digital equivalen al 87% de los ahorros totales de la coordinación (MXN 439 millones), lo que pone en evidencia la importancia de los canales digitales para la disminución de la carga administrativa.
Gráfica 4.5. Ahorros potenciales en cargas administrativas en la Coordinación de Clasificación de Empresas y Vigencia de Derechos del IMSS
Coordinación de Cobranza
Los ahorros potenciales de la Coordinación de Cobranza se muestran en el Cuadro 4.5. La CC espera una disminución del 43% en las cargas administrativas de sus trámites. Esta disminución se lograría con el aumento del uso del trámite Sistema de Pago Referenciado (SIPARE) en su versión en internet.
Destaca que la CC es una de las áreas administrativas del IMSS con un mayor uso de trámites digitales. Dos de sus trámites, Opinión 32D e IMSS-02-096 se realizan actualmente de forma 100% digital. En el caso de estos dos trámites, el siguiente paso para el IMSS para seguir buscando la reducción de cargas podría incluir una nueva revisión de los requisitos de los trámites para identificar aquellos susceptibles de eliminación, y evaluar mejorar el uso de lenguaje ciudadano.
Cuadro 4.5. Ahorros potenciales en cargas administrativas de trámites de la Coordinación de Cobranza (CC)
Notas: P: Modalidad de presentación del trámite de forma presencial, I: Internet, A: Aplicación móvil, T: Teléfono.
Coordinación de Educación en Salud
La Coordinación de Educación en Salud es el área administrativa del IMSS con el mayor potencial de reducción de su carga administrativa en términos porcentuales: 47% (véase Cuadro 4.6). Esta reducción se alcanzaría con la digitalización de todos los trámites de la coordinación con excepción de uno – 12 nuevos trámites digitalizados en total – y con el 100% de uso de estos nuevos trámites digitales.
Cuadro 4.6. Ahorros potenciales en cargas administrativas de trámites de la Coordinación de Educación en Salud del IMSS (CES)
Notas: P: Modalidad de presentación del trámite de forma presencial, I: Internet, A: Aplicación móvil, T: Teléfono. *Trámite eliminado en 2017.
Gráfica 4.6. Ahorros potenciales en cargas administrativas en la Coordinación de Educación en Salud del IMSS, MXN
En la Gráfica 4.6 destaca que el trámite con la mayor carga administrativa en la unidad es IMSS-03-002-A Solicitud para que médicos mexicanos ingresen como residentes en el Instituto Mexicano del Seguro Social Modalidad A) Aspirantes externos al IMSS para especialidades de entrada directa, con una carga de actual de MXN 14.1 millones. El ahorro potencial de este trámite representa el 80% del ahorro total en la coordinación.
Coordinación de Prestaciones Económicas
La Coordinación de Prestaciones Económicas tiene ahorros potenciales del 40% de su carga administrativa (véase Cuadro 4.7). Estos ahorros son posibles con tres acciones:
la digitalización por la CPE de 13 de sus trámites, indicados en el Cuadro 4.7 como aquéllos que aumentan su meta de uso por internet de cero a una cantidad positiva.
lograr que entre el 25% y 80% de los usuarios utilicen la versión de los trámites por internet, y
la eliminación del trámite IMSS-01-009. que CPE ya ha planeado.
Cuadro 4.7. Ahorros potenciales en cargas administrativas de trámites de la Coordinación de Prestaciones Económicas (CPE)
Notas: P: Modalidad de presentación del trámite de forma presencial, I: Internet, A: Aplicación móvil, T: Teléfono.
En la Gráfica 4.7 se incluyen los 10 trámites con mayores cargas de la CPE. Resalta que los cinco trámites con las mayores cargas administrativas de la CPE generan el 89% de los ahorros potenciales, lo cual sugiere que los esfuerzos de mejora de la coordinación se deben enfocar en estos trámites.
Gráfica 4.7. Ahorros potenciales en cargas administrativas en la Coordinación de Prestaciones Económicas del IMSS
Coordinación del Servicio de Guardería para el Desarrollo Integral Infantil
La Coordinación del Servicio de Guardería para el Desarrollo Integral Infantil tiene todos sus trámites disponibles en la plataforma digital del IMSS. El Cuadro 4.8 muestra que la CSGDII espera poder generar 28% de ahorros en cargas administrativas a los usuarios de sus trámites. La meta implica que el uso de las opciones digitales sea del 80% de las solicitudes.
Cuadro 4.8. Ahorros potenciales en cargas administrativas de trámites de la Coordinación del Servicio de Guardería para el Desarrollo Integral Infantil (CSGDII)
Notas: P: Modalidad de presentación del trámite de forma presencial, I: Internet, A: Aplicación móvil, T: Teléfono
La Gráfica 4.8 indica que el trámite de la CSGDII con la mayor carga administrativa es el IMSS-01-006-A, Solicitud de inscripción a guardería del IMSS Modalidad A) De la trabajadora inscrita en el IMSS bajo el régimen obligatorio. El cumplimiento de la meta de aumento en el uso de la modalidad en internet de este trámite equivale al 99.7% del ahorro potencial toda la coordinación.
Durante la recolección de información, los usuarios de los trámites dieron comentarios y sugerencias de mejora de estos trámites. Los derechohabientes hicieron énfasis en que deben de presentarse reiteradamente en las guarderías. Con el fin de mejorar el servicio del IMSS a través de reducir el número de traslados y disminuir el tiempo de espera de las personas que hacen uso de la guardería, se recomienda que la plataforma digital permita a los encargados de los infantes subir sus documentos de manera electrónica, en lugar de tener que entregarlos físicamente en la guardería. Además, cabe mencionar que una vez que los niños son evaluados por un médico, los resultados de la revisión deben de ser presentados en la guardería. Este paso se podría simplificar a través de un canal de comunicación entre los médicos de las UMFs y las guarderías, lo cual disminuiría el número de veces que los padres se tienen que hacer presentes en las instalaciones del Instituto.
Gráfica 4.8. Ahorros potenciales en cargas administrativas en la Coordinación del Servicio de Guardería para el Desarrollo Integral Infantil del IMSS, MXN
Coordinaciones sin digitalización de trámites en el corto plazo
Tres coordinaciones del IMSS no tienen planes para la digitalización de sus trámites en los siguientes años. Estas áreas son la CST, la CCVVUCT y la CBS. Actualmente, estas Coordinaciones tienen la totalidad de sus trámites de forma presencial y, en conjunto, representan el 2% de la carga administrativa total del IMSS. En algunos casos, para transitar al digitalización, será necesario resolver la necesidad de la presencia del beneficiario en las oficinas del IMSS, como es el paso de la pensión por invalidez.
Trámites con los mayores ahorros potenciales
En la Gráfica 4.9 se muestran los cuatro trámites con los mayores ahorros en términos absolutos y que en conjunto contribuyen al 82% de los ahorros potenciales del IMSS. Como se puede observar, el mayor ahorro lo tiene el trámite IMSS-02-020-B de la CCEVD el cual representaría el 29% del ahorro potencial. En este trámite, la CCVED pretende aumentar el uso de la modalidad digital del 45% de la población actual al 63%. El segundo trámite con más ahorros potenciales es el SIPARE, con 25% del ahorro potencial. La CC anticipa tomar medidas para aumentar el uso de la versión digital del trámite que actualmente es de 30% de la población al 70%. También destaca el trámite IMSS-03-011 que alcanzaría un ahorro que representa el 22% del ahorro total. Las metas de la CAISPN es aumentar el uso de las modalidades por internet y por aplicación móvil que actualmente es de 0.3%, y 2%, a 1% y 5%, respectivamente. Por último, el trámite IMSS-02-008 contribuiría al 5% de los ahorros totales. Para lograr estos ahorros, la CA espera aumentar el uso de la modalidad por internet y de aplicación móvil que actualmente es 84% y 3% de la población de usuarios, a 85% y 4%, respectivamente. La priorización de los esfuerzos del IMSS para alcanzar los ahorros potenciales debería incluir el aumento en el uso digital a estos trámites.
Gráfica 4.9. Trámites con los mayores ahorros potenciales del IMSS
Simulación de alcance amplio
En esta subsección se hace un ejercicio de simulación para estimar cuáles serían los ahorros en cargas administrativas que se podrían lograr con una estrategia más amplia de digitalización de trámites y de promoción de su uso. Los supuestos bajo los que se realiza esta simulación de alcance amplio son:
La versión digital de los 84 trámites incluidos en este informe está disponible. Ello implica que además de los 31 trámites con modalidad digital ya disponibles, más los 27 trámites que el IMSS planea hacer digitales en los siguientes dos años, se digitalicen los 26 restantes.
Al menos 66% de los usuarios emplean la opción digital de los trámites2. Esta acción conllevaría la realización de acciones de promoción del uso de las modalidades digitales para lograr que:
En los 31 trámites digitales actuales cuya población de usuarios sea menor a 66%, su empleo aumente para llegar a este nivel.
En los 31 trámites digitales actuales cuya población de usuarios es mayor al 66%, se mantenga este nivel.
En los 27 trámites que el IMSS planea digitalizar, al menos el 66% de los usuarios los utilicen, o bien, se alcance la meta de población de usuarios de tramites digitales siempre y cuando la meta sea igual o mayor a este nivel.
En los 26 trámites restantes que se requieren digitalizar, al menos el 66% de los usuarios los utilicen.
Para el trámite IMSS-03-011, se establece que la meta de 66% en el uso de la modalidad digital sólo aplica para la obtención de nuevas citas médicas, y se incluye que la re-agenda de citas seguirá siendo presencial.
La Gráfica 4.10 muestra los resultados de la simulación de alcance amplio. Bajo este escenario, la carga total simplificada estimada sería de MXN 9 610 millones, lo cual involucra un ahorro de 32% en beneficio de los usuarios de los trámites del IMSS.
Gráfica 4.10. Simulación de alcance amplio en la mejora de los trámites del IMSS, MXN
Esta simulación se considera de alcance amplio, ya que se reconoce que para lograrla se requieren de esfuerzos profundos que demandarían la utilización de recursos considerables, incluyendo recursos financieros, materiales y humanos, así como un período de tiempo más largo que seguramente superaría los 5 años. Especial atención se le debe dar al trámite IMSS-03-011 Atención Médica en Unidades de Medicina Familiar, que en el 2017 tuvo 125 millones de solicitudes, de las cuales solamente el 0.3% se realizó por internet, el 2% por medio de la aplicación móvil y el 3% de forma telefónica. Si bien cada trámite aportaría ahorros en la simulación de alcance amplio, los ahorros generados por este trámite representarían 49% del ahorro total. Por lo tanto, el reto es grande.
No obstante, existen indicios que sugieren que la meta es asequible:
Como se muestra en el Capítulo 3, el IMSS ya ha generado ahorros de entre el 25 y 40% de cargas a los usuarios de sus trámites, por lo que una meta de 31% adicional sería congruente con la cultura de la mejora ya establecida en el Instituto.
Las metas de porcentaje de uso de las versiones digitales establecidas por la CPE y la CES para los siguientes dos o tres años son entre el 70% y el 100%, lo cual supera el umbral del 66%. Estas metas ambiciosas pueden servir de inspiración a otras coordinaciones para lograr el umbral del 66%.
El Cuadro 4.9 y la Gráfica 4.11 muestran los ahorros por coordinación que resultan de llevar a cabo la simulación de alcance amplio.
Cuadro 4.9. Ahorros por coordinación en la simulación de alcance amplio
MXN
Nota: Las sumas pueden variar por redondeo.
Gráfica 4.11. Ahorros por coordinación en la simulación de alcance amplio, MXN
Finalmente la Gráfica 4.12 contiene los seis trámites con los ahorros más altos en términos nominales en la simulación de alcance amplio, y que en conjunto contribuyen al 82% del ahorro total.
Gráfica 4.12. Trámites con el mayor potencial de ahorro en la simulación de alcance amplio
Resumen de mensajes claves del capítulo
La reducción en cargas administrativas por el mejoramiento de los trámites del IMSS ha sido de al menos el 25%. No obstante, los beneficios pueden extenderse aún más con un uso más profundo de las modalidades digitales de los trámites, y con la digitalización de los que aún no están disponibles por este medio.
Las cargas administrativas que enfrentan los ciudadanos y empresarios usuarios de los trámites del IMSS podrían reducirse en 11% con una estrategia que implicaría la digitalización de 27 trámites adicionales – con lo cual se tendría un total de 58 tramites disponibles en formato digital – y con un aumento del uso de estos medios por los usuarios de 19% al 25.8%.
La meta de establecer 27 trámites digitales adicionales, y de lograr las metas de uso de trámites digitales fueron definidas por el IMSS, en consulta con la OCDE. La definición de estas metas estuvo basada en encontrar un balance entre la disponibilidad de recursos anticipada para llevar a cabo estas acciones, en los perfiles de usuarios de los trámites del IMSS y su potencial de emplear las modalidades digitales de los trámites, y en metas realistas alcanzables en los siguientes 2 a 4 años.
La CCEVD es el área administrativa con el mayor ahorro potencial en términos nominales, al pasar de MXN 3 081.3 millones a MXN 2 577.9 millones. La coordinación con los mayores ahorros potenciales relativos es la CES que aspira a una reducción de 47% en sus cargas derivado de expectativas ambiciosas de uso en sus trámites digitales: 100% de uso en todos ellos, con excepción de un trámite.
Los cuatro trámites con los mayores ahorros en términos absolutos y que en conjunto contribuyen al 82% de los ahorros potenciales del IMSS son el IMSS-02-020-B, el SIPARE, el IMSS-03-011, y el IMSS-02-008. Estos trámites son los que también tienen las cargas administrativas más altas, lo cual refuerza la recomendación de que la priorización de los esfuerzos del IMSS para alcanzar los ahorros potenciales debería incluir el mayor uso por medios electrónicos.
Una simulación de alcance amplio arroja que el IMSS podría reducir las cargas administrativas hasta en 32%. Para lograr estos ahorros se requeriría que la versión digital de los 84 trámites incluidos en este informe esté disponible, y que al menos 66% de los usuarios emplean la opción digital del trámite.
Esta simulación se considera de alcance amplio, ya que se reconoce que para lograrla se requieren de esfuerzos profundos que demandarían la utilización de recursos considerables, así como de un período de tiempo que seguramente superaría los 5 años.
Referencia
SCM Network ((n.d.)), “International Standard Cost Model Manual, Measuring and reducing the administrative burdens for businesses”, Standard Cost Model Network, http://www.oecd.org/gov/regulatory-policy/34227698.pdf.
Notas
← 1. Los ahorros potenciales se obtuvieron de la siguiente manera: i) estimando la carga unitaria de las nuevas modalidades digitales de trámites, que fue el resultado de reducir la carga unitaria del trámite presencial correspondiente por un factor equivalente a la diferencia entre el promedio de la carga unitaria del trámite presencial y la carga unitaria del trámite digital en la coordinación; si la coordinación no tiene trámites digitales para la comparación, se emplearon los promedios generales del IMSS; y ii) multiplicando esta carga unitaria modificada por la población meta en el uso de trámites digitales (ver siguiente sección para el detalle de estas metas). Los ahorros potenciales sólo incluye a 79 de los 84 trámites analizados, ya que cinco trámites se eliminaron en 2016.
← 2. La proporción del 66% fue determinada a partir de un análisis del alcance y uso de los dispositivos electrónicos y medios digitales en México. De acuerdo a la ENIGH 2016, 92% de los hogares con al menos una persona inscrita en el IMSS cuentan con un teléfono celular, así como 42% con una computadora e internet.