Okvirom za korporativno upravljanje trebalo bi osigurati strateško vođenje trgovačkog društva, djelotvorno praćenje vodstva od strane odbora i odgovornost odbora prema društvu i dioničarima.
Strukture i način funkcioniranja odbora razlikuju se unutar pojedinih jurisdikcija i među njima. U nekim jurisdikcijama postoje dualistički sustavi upravljanja u kojima nadzornu i upravljačku funkciju obavljaju različita tijela. Takvi sustavi obično imaju „nadzorni odbor”, koji se sastoji od neizvršnih članova odbora i često uključuje predstavnike zaposlenika, i „upravni odbor”, koji se u potpunosti sastoji od izvršnih članova. Druge jurisdikcije imaju „jedinstvene” odbore, u kojima se nalaze i izvršni i neizvršni članovi. U nekim jurisdikcijama postoji i dodatno zakonsko tijelo za potrebe revizije. Načela se trebaju primjenjivati na bilo koju strukturu odbora koja je zadužena za funkcije upravljanja društvom i praćenja vodstva.
Uz vođenje korporativne strategije, odbor je uglavnom odgovoran za praćenje uspješnosti upravljanja i osiguravanje adekvatnog povrata za dioničare, istodobno sprječavajući sukobe interesa i balansirajući konkurirajuće zahtjeve prema društvu. Kako bi mogli djelotvorno izvršavati svoje dužnosti, odbori moraju imati mogućnost objektivne i neovisne prosudbe. Još je jedna važna odgovornost odbora nadgledanje sustava upravljanja rizicima i mehanizama koji trebaju osigurati da društvo poštuje primjenjive zakone, uključujući one koji se odnose na poreze, tržišno natjecanje, rad, ljudska prava, okoliš, jednake mogućnosti, digitalnu sigurnost, privatnost podataka i zaštitu osobnih podataka te zdravlje i sigurnost. U nekim jurisdikcijama društva smatraju da je korisno izričito utvrditi odgovornosti koje preuzima odbor i one koje preuzima vodstvo.
Odbor ne odgovara samo društvu i njegovim dioničarima, već je dužan i postupati u njihovu najboljem interesu. Osim toga, od odbora se očekuje da uzme u obzir interese dionika, uključujući interese zaposlenika, vjerovnika, klijenata, dobavljača i dotičnih zajednica, te da adekvatno postupa s njima.
V.A. Članovi odbora trebali bi postupati na temelju potpunih informacija, u dobroj vjeri, s dužnom pažnjom te u najboljem interesu trgovačkog društva i dioničara, uzimajući u obzir interese dionika.
U ovom se načelu navode dva ključna elementa fiducijarne obveze članova odbora: obveza postupanja s dužnom pažnjom i obveza lojalnosti. Obveza postupanja s dužnom pažnjom zahtijeva od članova odbora da djeluju na temelju potpunih informacija, u dobroj vjeri i s pažnjom. U nekim jurisdikcijama postoji referentni standard koji se odnosi na ponašanje koje bi razumna i razborita osoba primijenila u sličnim okolnostima. Dobra praksa podrazumijeva da u skladu s postupanjem na temelju potpunih informacija članovi odbora trebaju biti sigurni da su ključni korporativni sustavi informiranja i usklađenosti u osnovi pouzdani i da podupiru ključnu nadzornu ulogu odbora koja se zagovara Načelima. U mnogim jurisdikcijama to se tumačenje već smatra elementom obveze postupanja s dužnom pažnjom, dok se u drugima ono utvrđuje propisima o vrijednosnim papirima, računovodstvenim standardima itd.
Obveza lojalnosti izrazito je važna jer doprinosi djelotvornoj provedbi drugih načela koja se odnose na, primjerice, jednako postupanje prema dioničarima, nadzor transakcija s povezanim osobama i uspostavu politike primitaka ključnih rukovoditelja i članova odbora. Ona je također ključno načelo za članove odbora koji rade unutar strukture grupe društava: iako društvo može biti pod kontrolom drugog društva, obveza lojalnosti za člana odbora odnosi se na društvo i sve njegove dioničare, a ne na vladajuće društvo grupe.
Članovi odbora trebali bi pri donošenju poslovnih odluka u interesu dugoročnog uspjeha i rezultata društva te u interesu njegovih dioničara uzeti u obzir, među ostalim, interese dionika. To bi društvima moglo pomoći, primjerice, da privuku i zadrže zaposlenike te razviju njihovu produktivnost, da dobiju podršku lokalnih zajednica te da povećaju vjernost klijenata, čime se opet stvara vrijednost za dioničare.
V.A.1. Članove odbora trebalo bi zaštititi od sudskih postupaka ako je odluka donesena u dobroj vjeri i s dužnom pažnjom.
Zaštita članova odbora i vodstva od sudskih postupaka, ako su poslovnu odluku donijeli savjesno, s dužnom pažnjom, na temelju adekvatnih informacija i bez ikakvih sukoba interesa, olakšat će im da preuzmu rizik odluke za koju se očekuje da će trgovačkom društvu koristiti, ali koja bi u konačnici mogla rezultirati neuspjehom. Pod tim uvjetima, takva „sigurna luka“ primjenjivala bi se čak i ako postoje jasni kratkoročni troškovi i neizvjesni dugoročni negativni učinci na društvo sve dok rukovoditelji savjesno procjenjuju može li se razumno očekivati da će odluka doprinijeti dugoročnom uspjehu i rezultatima društva.
V.B. Ako odluke odbora mogu različito utjecati na različite skupine dioničara, odbor bi prema svim dioničarima trebao postupati pravedno.
U obavljanju svojih dužnosti odbor se ne bi trebao smatrati skupinom pojedinačnih predstavnika iz različitih interesnih grupa niti bi trebao djelovati kao takva skupina. Iako određene članove odbora doista mogu imenovati ili izabrati određeni dioničari (a ponekad ih drugi mogu osporiti), važno je da članovi odbora izvršavaju svoje dužnosti na nepristran način u odnosu na sve dioničare. To je posebno važno kada su u pitanju dioničari s kontrolnim udjelom, koji de facto mogu odabrati većinu ili sve članove odbora.
V.C. Odbor bi trebao primjenjivati visoke etičke standarde.
Odbor ima ključnu ulogu u etičkom usmjeravanju trgovačkog društva, ne samo vlastitim postupcima, već i imenovanjem i nadzorom ključnih rukovoditelja, a time i vodstva općenito. Visoki etički standardi u dugoročnom su interesu društva jer doprinose njegovoj vjerodostojnosti i pouzdanosti, ne samo u svakodnevnom poslovanju, već i u pogledu dugoročnih obveza. Kako bi ciljevi odbora bili jasni i operativni, mnoga su društva usvojila kodekse ponašanja koji se temelje, među ostalim, na profesionalnim standardima i ponekad širim kodeksima ponašanja te su ih predstavila na razini cijelog društva. To može uključivati obvezu društva (uključujući njegova društva kćeri) da se uskladi sa Smjernicama OECD-a za multinacionalna poduzeća i povezanim standardima dužne pažnje. Slično tome, jurisdikcije sve više zahtijevaju da odbori nadziru strategije lobiranja, financiranja i poreznog planiranja, čime se nadležnim tijelima pružaju pravodobne i ciljane informacije i sprječavaju prakse (primjerice korištenje mehanizama agresivnog poreznog planiranja) koje ne doprinose dugoročnim interesima društva i njegovih dioničara te mogu uzrokovati pravne i reputacijske rizike.
Kodeksi na razini društva služe kao standard ponašanja i za odbor i za ključne rukovoditelje tako što uspostavljaju okvir za izvršavanje diskrecijskog prava pri postupanju s različitim i često suprotstavljenim interesnim grupama. Etičkim kodeksom trebalo bi barem postaviti jasna ograničenja za ostvarivanje privatnih interesa, uključujući trgovanje dionicama društva. Opći okvir za etičko ponašanje nadilazi usklađenost sa zakonom, što bi uvijek trebao biti temeljni preduvjet.
V.D. Odbor bi trebao obavljati određene ključne funkcije, uključujući:
V.D.1. Preispitivanje i usmjeravanje korporativne strategije, glavnih akcijskih planova, godišnjih proračuna i poslovnih planova, postavljanje ciljeva uspješnosti, praćenje provedbe ciljeva i rezultata trgovačkog društva te nadziranje velikih ulaganja, stjecanja i prodaje.
Odbor je zadužen za utvrđivanje cjelokupne strategije društva, definiranje politika društva, procjenu i usmjeravanje rezultata te nadziranje financijskog poslovanja društva. On donosi važne odluke kao fiducijar u ime društva i njegovih dioničara. Strukture i postupci za obavljanje tih funkcija mogu se razlikovati među društvima, na primjer s obzirom na veličinu i industriju društva ili raspodjelu odgovornosti između nadzornih i upravnih odbora u dualističkim sustavima. Kako bi se osigurala transparentnost dužnosti odbora, neke jurisdikcije preporučuju njihovo uvrštavanje u poslovnik odbora ili statut ili poslovnike društva.
V.D.2. Preispitivanje i procjenu politika i postupaka upravljanja rizicima.
Definiranje sklonosti preuzimanju rizika i kulture rizika trgovačkog društva te nadzor nad njegovim upravljanjem rizicima, uključujući unutarnju kontrolu, od velike su važnosti za odbore i usko su povezani s korporativnom strategijom. To uključuje nadzor nad zaduženjima i odgovornostima za upravljanje rizicima, kao i definiranje vrsta i stupnja rizika koje je društvo spremno prihvatiti u ostvarivanju ciljeva te načina upravljanja rizicima koji proizlaze iz njegova poslovanja i odnosa. Nadzor koji provodi odbor stoga vodstvu osigurava ključne smjernice za postupanje s rizicima kako bi se postigao željeni profil rizičnosti društva.
Pri obavljanju tih ključnih funkcija odbor bi trebao osigurati da se u obzir uzmu značajna pitanja održivosti. Kako bi se povećala otpornost, odbori bi također trebali osigurati da okviri za upravljanje rizicima sadrže odgovarajuće postupke za rješavanje značajnih vanjskih rizika relevantnih za društva, kao što su zdravstvene krize, poremećaji u lancima opskrbe i geopolitičke napetosti. Ti bi okviri trebali funkcionirati ex ante i ex post jer bi društva s jedne strane trebala jačati otpornost za slučaj krize, a s druge bi strane trebala biti u stanju uspostaviti postupke za upravljanje krizama u slučaju nastanka iznenadnog negativnog događaja.
Od velike je važnosti upravljanje rizicima u području digitalne sigurnosti, koji su dinamični i mogu se brzo mijenjati. Ti se rizici, među ostalim, mogu odnositi na sigurnost i privatnost podataka, postupanje s rješenjima u oblaku, metode autentifikacije i sigurnosne zaštitne mjere za zaposlenike koji rad na daljinu obavljaju putem vanjskih mreža društva. Kao i drugi rizici, ti bi rizici trebali biti integrirani u cjelokupni ciklički okvir upravljanja rizicima društva.
Još je jedno važno pitanje razvoj politike upravljanja poreznim rizikom. Sveobuhvatne strategije i sustavi upravljanja rizicima koje usvajaju odbori trebali bi uključivati rizike povezane s upravljanjem porezima i poreznim usklađivanjem kako bi se osiguralo da su financijski, regulatorni i reputacijski rizici povezani s oporezivanjem u potpunosti utvrđeni i ocijenjeni.
U skladu s regulatornim zahtjevima ili preporukama o upravljanju rizicima i razvojem prirode rizika neka su društva osnovala odbor za rizike i/ili proširila ulogu revizijskog odbora kako bi pružila potporu odboru u nadzoru upravljanja rizicima. OECD-ovi standardi dužne pažnje za odgovorno poslovno ponašanje također bi trebali društvima pomoći u utvrđivanju okolišnih i socijalnih rizika i učinaka koji proizlaze iz njihova poslovanja i lanaca opskrbe te u odgovaranju na njih.
V.D.3. Praćenje djelotvornosti praksi upravljanja trgovačkog društva i uvođenje promjena prema potrebi.
Praćenje upravljanja koje provodi odbor uključuje neprestano preispitivanje unutarnje strukture društva kako bi se osiguralo da postoje jasne linije odgovornosti za upravljanje u cijeloj organizaciji. Pritom bi trebalo pratiti i je li okvir za korporativno upravljanje društva i dalje primjeren s obzirom na značajne promjene veličine, složenosti, poslovne strategije i tržišta društva te regulatornih zahtjeva koji se odnose na društvo. Osim što zahtijevaju redovito praćenje i objavljivanje barem sažetih praksi korporativnog upravljanja, mnoge jurisdikcije preporučuju odborima ili ih čak obvezuju da ocijene svoju uspješnost i uspješnost svojih odbora, pojedinačnih članova i predsjednika odbora te glavnog izvršnog direktora.
V.D.4. Izbor, nadzor i praćenje rada ključnih rukovoditelja te, prema potrebi, njihova zamjena i nadzor planiranja nasljeđivanja.
Odbor bi trebao nadzirati rad ključnih rukovoditelja i pratiti jesu li njihove aktivnosti u skladu sa strategijom i politikama koje je odobrio odbor. Odbor bi trebao izabrati glavnog izvršnog direktora, a može izabrati i druge ključne rukovoditelje. U obavljanju te značajne funkcije odboru može pomagati odbor za imenovanja, koji može biti zadužen za definiranje profila zadataka glavnog izvršnog direktora i članova odbora te za davanje preporuka odboru o njihovu imenovanju. Mnoge jurisdikcije zahtijevaju ili preporučuju da svi ili većina članova odbora za imenovanja budu neovisni članovi odbora. Odbor za imenovanja također može pomoći u usmjeravanju politika upravljanja talentima i preispitivanju politika povezanih s odabirom ključnih rukovoditelja. U većini dualističkih sustava nadzorni odbor odgovoran je za imenovanje upravnog odbora, koji se obično sastoji od većine ključnih rukovoditelja. Odbor bi također trebao biti odgovoran za planiranje nasljeđivanja glavnog izvršnog direktora, a može biti odgovoran za planiranje nasljeđivanja i drugih ključnih rukovoditelja, s ciljem osiguravanja kontinuiteta poslovanja. Planiranje nasljeđivanja obuhvaća mehanizme za nepredviđene situacije, ali ono bi moglo biti i dugoročan strateški alat za potporu razvoju talenata i raznolikosti.
V.D.5. Usklađivanje primitaka ključnih rukovoditelja i odbora s dugoročnim interesima trgovačkog društva i njegovih dioničara.
Smatra se dobrom praksom da odbori sastave i objave izjavu o politici primitaka kojom su obuhvaćeni članovi odbora i ključni rukovoditelji te da objave razine svojih primitaka utvrđene u skladu s tom politikom. U takvim izjavama može se navesti, posebno u pogledu rukovoditelja, odnos između primitaka i uspješnosti na temelju ex ante kriterija povezanih s uspješnošću te one mogu uključivati mjerljive standarde kojima se daje prioritet dugoročnim interesima društva i dioničara u odnosu na kratkoročna razmatranja. Mjerljivi standardi mogu se, među ostalim, odnositi na ukupni povrat za dioničare i odgovarajuće ciljeve i parametre u pogledu održivosti. Izjave o politici primitaka obično definiraju uvjete plaćanja članovima odbora za aktivnosti izvan odbora, kao što je savjetovanje. U njima se često navode i uvjeti koje članovi odbora i ključni rukovoditelji moraju ispuniti u vezi s držanjem dionica društva i trgovanjem njima te postupci kojih se treba držati pri dodjeli i promjeni cijena opcija. U nekim jurisdikcijama izjave sadržavaju i smjernice za plaćanja koja treba izvršiti pri zapošljavanju i/ili raskidu ugovora rukovoditelja. Odbor može pratiti i provedbu izjave o politici primitaka.
Mnoge jurisdikcije preporučuju ili zahtijevaju da politiku primitaka i ugovore za članove odbora i ključne rukovoditelje vodi poseban odbor odbora koji se u cijelosti ili većinom sastoji od neovisnih članova odbora i u kojem nisu rukovoditelji s funkcijama u međusobnim odborima za primitke, a što bi moglo dovesti do sukoba interesa. Uvođenje odredbi o malusu i povratu primitaka smatra se dobrom praksom. Njima se društvu daje pravo na zadržavanje i povrat naknade od rukovoditelja u slučaju menadžerskih prijevara i drugih okolnosti, na primjer kada društvo mora prepraviti svoje financijske izvještaje zbog značajnih neusklađenosti sa zahtjevima financijskog izvještavanja.
Oblikovanje politika primitaka i ugovora za članove odbora i ključne rukovoditelje ključno je za utvrđivanje poticaja koji su usklađeni s poslovnom strategijom društva, okvirom za korporativno upravljanje i upravljanjem rizicima. Međutim, te politike možda neće ispuniti svoj cilj ako se često prilagođavaju iako nije došlo do značajne promjene poslovne strategije ili strukturne transformacije okružja u kojem društvo posluje. Vjerojatnost značajnog gospodarskog pada, na primjer, čimbenik je koji bi društva trebala uzeti u obzir pri oblikovanju politika primitaka i ne mora nužno opravdati prilagodbu tih politika.
V.D.6. Osiguravanje formalnog i transparentnog postupka imenovanja i izbora članova odbora.
Načela promiču aktivnu ulogu dioničara u imenovanju i izboru članova odbora. Odbor, uz potporu odbora za imenovanja (ako je osnovan), ima ključnu ulogu u osiguravanju poštovanja postupaka imenovanja i izbora. Prije svega, iako se konkretni postupci imenovanja među jurisdikcijama mogu razlikovati, odbor ima zadatak osigurati transparentnost i poštovanje uspostavljenih postupaka. Drugo, odbor ima ključnu ulogu u definiranju profila koji članovi odbora kolektivno ili pojedinačno moraju imati u skladu s trenutačnim potrebama društva kako bi se postojeće vještine odbora nadopunile odgovarajućim znanjem, kompetencijama i stručnosti. Treće, odbor ili odbor za imenovanja ima zadatak utvrditi potencijalne kandidate koji odgovaraju željenom profilu i predložiti ih dioničarima i/ili razmotriti one kandidate koje su predložili dioničari. Interakcija i dijalog odbora s dioničarima mogu poduprijeti djelotvornu provedbu tih postupaka, pod uvjetom da odbor osigura transparentnost i jednako postupanje te da se ne otkrivaju povlaštene i osjetljive poslovne informacije. Smatra se dobrom praksom provoditi otvorene postupke imenovanja koji obuhvaćaju širok raspon kandidata s različitim iskustvima kako bi se odgovorilo na ciljeve raznolikosti i stalnu promjenu rizika za društvo.
V.D.7. Praćenje i upravljanje mogućim sukobima interesa vodstva, članova odbora i dioničara, uključujući zlouporabu korporativne imovine i zlouporabu pri transakcijama s povezanim osobama.
Odbor bi trebao nadgledati uvođenje i primjenu politika za utvrđivanje mogućih sukoba interesa. Ako se ti sukobi ne mogu izbjeći, njima bi trebalo pravilno upravljati. Važna je funkcija odbora nadgledanje sustava unutarnje kontrole koji obuhvaćaju financijsko izvještavanje i upotrebu korporativne imovine te pružanje zaštite od zlouporabe transakcija s povezanim osobama. Ta se funkcija često dodjeljuje unutarnjem revizoru koji bi trebao imati izravan pristup odboru. Ako su za to odgovorni drugi nadležni službenici kao što je interni pravnik, važno je da imaju slične odgovornosti izvještavanja kao i unutarnji revizor.
Važno je da odbor u okviru nadzornih zadaća nadgleda i politiku društva o zviždačima kako bi se osigurali integritet, neovisnost i povjerljivost postupaka zviždanja te potaknulo prijavljivanje neetičnog / nezakonitog ponašanja bez straha od odmazde. Postojanje javno dostupnog etičkog kodeksa društva trebalo bi olakšati taj proces, koji bi se trebao temeljiti na pravnoj zaštiti dotičnih pojedinaca. Revizijski odbor, etičko povjerenstvo ili ekvivalentno tijelo trebali bi uspostaviti kontaktnu točku za zaposlenike koji žele u povjerenju prijaviti zabrinutost zbog neetičnog ili nezakonitog ponašanja koje bi moglo ugroziti i integritet financijskih izvještaja.
V.D.8. Osiguravanje integriteta računovodstvenih sustava i sustava izvještavanja društva u svrhu objavljivanja, uključujući neovisnu vanjsku reviziju, te osiguravanje postojanja odgovarajućih sustava kontrole u skladu sa zakonom i relevantnim standardima.
Odbor bi trebao pokazati inicijativu u osiguravanju djelotvornog mehanizma za nadzor rizika. Kako bi se osigurao integritet značajnih sustava izvještavanja i praćenja, odbor mora uspostaviti i provoditi jasne linije odgovornosti i zaduženja na razini cijele organizacije. Također mora osigurati da više rukovodstvo provodi odgovarajući nadzor.
To u pravilu uključuje uspostavu funkcije unutarnje revizije. Ta funkcija može davati ključan i stalan doprinos revizijskom odboru ili ekvivalentnom tijelu u njegovu sveobuhvatnom nadzoru sustava unutarnje kontrole i poslovanja trgovačkog društva. Uloga i funkcije unutarnje revizije razlikuju se u pojedinim jurisdikcijama, ali mogu uključivati procjenu i evaluaciju upravljanja, upravljanja rizicima i postupaka unutarnje kontrole. Smatra se dobrom praksom da unutarnji revizori izvještavaju neovisni revizijski odbor ili ekvivalentno tijelo koje je odgovorno i za upravljanje odnosima s vanjskim revizorom, čime se omogućuje koordinirana reakcija odbora. Funkcije unutarnje i vanjske revizije trebale bi biti jasno formulirane kako bi odbor mogao održati maksimalnu kvalitetu revizije. Također bi se trebalo smatrati dobrom praksom da revizijski odbor ili ekvivalentno tijelo preispituje najvažnije politike koje su osnova za financijska i druga korporativna izvješća te da o njima izvještava odbor. Međutim, odbor bi trebao zadržati krajnju odgovornost za nadzor nad sustavom upravljanja rizicima društva i za osiguravanje integriteta sustava izvještavanja. Neke jurisdikcije predvidjele su da predsjednik odbora izvještava o postupku unutarnje kontrole. Društva s velikim ili složenim rizicima (financijskim i nefinancijskim), poput grupa društava, trebala bi razmotriti uvođenje sličnih sustava izvještavanja, uključujući izravno izvještavanje odbora, u pogledu upravljanja rizicima na razini grupe i nadzora kontrolnih mehanizama.
Društvima se savjetuje i da uspostave i osiguraju djelotvornost unutarnjih kontrola, etičkih načela i programa usklađenosti ili mjera za usklađivanje s primjenjivim zakonima, propisima i standardima, uključujući pravila kojima se kriminalizira podmićivanje stranih javnih službenika, kako se zahtijeva Konvencijom OECD-a o borbi protiv podmićivanja, te drugi oblici podmićivanja i korupcije. Usklađenost se mora odnositi i na druge zakone i propise, kao što su oni koji se odnose na vrijednosne papire, oporezivanje, tržišno natjecanje te radne i sigurnosne uvjete. Osim toga, mogla bi uključivati i odredbe koje se odnose na ljudska prava, zaštitu okoliša, prijevare i pranje novca. Takvim programima usklađivanja podupire se i etički kodeks društva. Da bi bila djelotvorna, struktura poticaja društva mora biti usklađena s njegovim etičkim i profesionalnim standardima kako bi se poštivanje tih vrijednosti nagradilo, a kršenja zakona popratila odvraćajućim posljedicama ili kaznama. Programi usklađenosti trebali bi se proširiti i na društva kćeri i, ako je moguće, na treće strane kao što su zastupnici i drugi posrednici, konzultanti, predstavnici, distributeri, ugovaratelji i dobavljači, konzorciji i partneri u zajedničkim pothvatima.
V.D.9. Nadziranje procesa objavljivanja i komunikacija Odbor mora jasno utvrditi funkcije i odgovornosti odbora i vodstva u pogledu objavljivanja i komunikacije. U nekim se jurisdikcijama imenovanje službenika za odnose s ulagateljima koji izravno odgovara odboru smatra dobrom praksom za trgovačka društva čijim se dionicama trguje na burzi.
V.E. Odbor bi trebao moći vršiti objektivnu neovisnu prosudbu o korporativnim poslovima.
Kako bi mogao izvršavati svoje obveze praćenja uspješnosti rukovodstva, sprječavanja sukoba interesa i balansiranja konkurirajućih zahtjeva prema društvu, od ključne je važnosti da odbor može vršiti objektivne prosudbe. To u prvom redu znači neovisnost i objektivnost u odnosu na vodstvo, što ima važne implikacije na sastav i strukturu odbora. Kako bi se osigurala neovisnost odbora u tom kontekstu, dovoljan broj članova odbora, kao i članova ključnih odbora, u pravilu mora biti neovisan o vodstvu.
U jurisdikcijama s monističkim sustavima objektivnost odbora i njegova neovisnost o vodstvu mogu se povećati razdvajanjem uloge glavnog izvršnog direktora (CEO) i predsjednika odbora. Razdvajanje tih dviju pozicija smatra se dobrom praksom jer može pomoći u postizanju odgovarajuće ravnoteže snaga, povećanju odgovornosti i povećanju neovisnosti odbora o vodstvu pri donošenju odluka. U nekim se jurisdikcijama preporučljivom alternativnom tome također smatra imenovanje glavnog direktora (lead director) koji je neovisan o vodstvu ako su toj funkciji dodijeljene dostatne ovlasti za vođenje odbora u slučajevima u kojima vodstvo ima jasne sukobe. Takvi mehanizmi mogu doprinijeti i osiguravanju visokokvalitetnog upravljanja društvom i djelotvornog funkcioniranja odbora. U nekim jurisdikcijama predsjednika odbora ili neovisnog glavnog direktora može podupirati tajnik društva.
U dualističkim se sustavima neovisnost nadzornog odbora o vodstvu povećava time što u njemu nema izvršnih direktora. U takvim bi sustavima trebalo razmotriti može li doći do problema u pogledu korporativnog upravljanja ako je uobičajeno da predsjednik upravnog odbora nakon odlaska u mirovinu postane predsjednik nadzornog odbora.
Način na koji se može poduprijeti objektivnost odbora ovisi i o vlasničkoj strukturi društva. Dioničar s kontrolnim udjelom ima znatne ovlasti pri imenovanju odbora, a neizravno i vodstva. Međutim, u tom slučaju odbor i dalje ima fiducijarnu odgovornost prema društvu i svim dioničarima, uključujući manjinske dioničare.
Stoga će raznolikost struktura odbora, obrazaca vlasništva i praksi u različitim jurisdikcijama zahtijevati različite pristupe pitanju objektivnosti odbora. U mnogim slučajevima ta objektivnost zahtijeva da dovoljan broj članova odbora ne bude zaposlen od strane društva ili njegovih povezanih društava i da ti članovi nisu usko povezani s društvom ili njegovim vodstvom putem značajnih gospodarskih, obiteljskih ili drugih veza. To ne sprječava dioničare da budu članovi odbora. U drugim će slučajevima biti potrebno naglasiti neovisnost o dioničarima s kontrolnim udjelom i velikim dioničarima, posebno ako su ex ante prava manjinskih dioničara slaba, a mogućnosti pravne zaštite ograničene. Stoga i kodeksi i zakon u većini jurisdikcija zahtijevaju da neki članovi odbora budu neovisni o dioničarima s kontrolnim udjelom i velikim dioničarima, što između ostalog znači i to da nisu njihovi predstavnici te da nemaju bliske poslovne veze s njima. U opet nekim drugim slučajevima treće strane kao što su određeni vjerovnici također mogu imati znatan utjecaj. Iako se definicije velikog dioničara razlikuju u pojedinim jurisdikcijama, obično se određuju prema određenim minimalnim pragovima. Ako se neka strana nalazi u posebnom položaju koji joj omogućava da utječe na društvo, trebala bi postojati stroga testiranja kako bi se osigurala objektivna prosudba odbora.
Definicije neovisnosti članova odbora u nekim nacionalnim kodeksima korporativnog upravljanja ili standardima uvrštavanja na burzu sadrže prilično detaljna pojašnjenja o tome što se ne smatra neovisnošću. Pri utvrđivanju potrebnih uvjeta takvi „negativni” kriteriji kojima se definira kada se pojedinac ne smatra neovisnim mogu se nadopuniti „pozitivnim” primjerima kvaliteta kojima će se povećati vjerojatnost stvarne neovisnosti. Iako se pristupi definiranju neovisnosti razlikuju u pojedinim jurisdikcijama, primjenjuje se niz kriterija kao što su nepostojanje odnosa s društvom, njegovom grupom i vodstvom, vanjskim revizorom društva i velikim dioničarima te nepostojanje izravne ili neizravne naknade od društva ili njegove grupe osim naknada za funkcije članova odbora. Od odbora se može zahtijevati i da izričito utvrdi da je član odbora neovisan o društvu jer nema nikakav značajan odnos s društvom ili da član odbora nije u odnosu koji bi mu otežao donošenje neovisnih prosudbi pri izvršavanju funkcije člana odbora. Mnoge jurisdikcije također određuju maksimalno trajanje mandata člana odbora kako bi ga se smatralo neovisnim.
Neovisni članovi odbora mogu dati značajan doprinos pri donošenju odluka odbora. Oni mogu dati objektivno stajalište pri ocjeni uspješnosti odbora i vodstva. Osim toga, mogu imati važnu ulogu u područjima u kojima se interesi vodstva, društva i dioničara možda razlikuju, kao što su naknade rukovoditeljima, planiranje nasljeđivanja, promjene kontrole društva, mjere obrane od preuzimanja, velika preuzimanja i funkcija revizije. Kako bi mogli odigrati tu ključnu ulogu, odbori bi trebali pojasniti koga smatraju neovisnim i koji je kriterij za tu prosudbu. Neke jurisdikcije propisuju i redovite zasebne sastanke neovisnih članova odbora.
V.E.1. Odbori bi trebali razmotriti imenovanje dovoljnog broja neovisnih članova odbora sposobnih za neovisno prosuđivanje kada su u pitanju zadaci kod kojih postoji mogućnost sukoba interesa. Primjeri su takvih ključnih zadataka osiguravanje integriteta financijskog i drugog korporativnog izvještavanja, pregled transakcija s povezanim osobama te imenovanje i nagrađivanje članova odbora i ključnih rukovoditelja.
Iako je korporativno izvještavanje, dodjeljivanje primitaka i imenovanje često odgovornost odbora kao cjeline, neovisni članovi odbora mogu tržišnim sudionicima pružiti dodatno jamstvo da su njihovi interesi zaštićeni. Odbor bi trebao razmotriti osnivanje posebnih odbora za razmatranje pitanja u kojima postoji mogućnost sukoba interesa. Ti bi se odbori trebali određenim dijelom ili isključivo sastojati od neovisnih članova. U nekim je jurisdikcijama dobra praksa da je na čelu tih odbora neovisni neizvršni član. U pojedinim je jurisdikcijama imenovanje i izbor neovisnih članova odbora na specijalizirane funkcije izravna odgovornost dioničara.
V.E.2. Odbori bi trebali razmotriti osnivanje specijaliziranih odbora (committees) radi potpore cjelokupnom odboru u obavljanju njegovih funkcija, posebno revizijskog odbora ili jednakovrijednog tijela za nadzor objavljivanja, mehanizama unutarnje kontrole i pitanja povezanih s revizijom. Ovisno o veličini, strukturi, složenosti i profilu rizičnosti trgovačkog društva, i ostali odbori, kao što su odbori za primitke, imenovanja ili upravljanje rizicima, mogu pružati potporu odboru. Njihov mandat, sastav i radne procese trebao bi jasno definirati i objaviti odbor, koji zadržava punu odgovornost za donesene odluke.
Ako je to opravdano s obzirom na veličinu, strukturu, sektor ili stupanj razvoja društva, kao i potrebe odbora i profil njegovih članova, upotrebom odbora (committees) može se poboljšati rad odbora i omogućiti veća usredotočenost na određena područja. Kako bi se ocijenile prednosti navedenih odbora, važno je da tržište dobije potpunu i jasnu sliku o njihovu mandatu, području nadležnosti, radnim procesima i sastavu. Takve su informacije posebno važne u mnogim jurisdikcijama u kojima odbori moraju osnovati neovisne revizijske odbore s ovlastima nadzora odnosa s vanjskim revizorom. Revizijski odbori također bi trebali moći nadzirati djelotvornost i integritet sustava unutarnje kontrole, koji može uključivati funkciju unutarnje revizije.
Većina jurisdikcija utvrđuje obvezujuća pravila za postupanje i funkcije neovisnog revizijskog odbora te preporučuje osnivanje odbora za imenovanja i primitke na temelju načela „poštuj ili objasni”. Odbori za rizike obično su obvezni za društva u financijskom sektoru, no neke jurisdikcije uređuju i odgovornosti nefinancijskih društava u pogledu upravljanja rizicima na način da zahtijevaju ili preporučuju da se ta uloga dodijeli revizijskom odboru ili posebnom odboru za rizike. Razdvajanje funkcija revizijskog odbora i odbora za rizike može biti korisno s obzirom na veću razinu prepoznavanja rizika koji nadilaze financijske rizike, kako bi se izbjeglo preopterećenje revizijskog odbora i omogućilo više vremena za pitanja povezana s upravljanjem rizicima.
Osnivanje odbora za savjetovanje o dodatnim pitanjima trebalo bi ostati diskrecijsko pravo društva te bi trebalo biti fleksibilno i razmjerno potrebama odbora. Neki su odbori osnovali odbor za održivost, koji ih savjetuje o socijalnim i okolišnim rizicima, prilikama, ciljevima i strategijama, među ostalim u vezi s klimatskim promjenama. Pojedini su odbori osnovali i odbor koji ih savjetuje o upravljanju rizicima za digitalnu sigurnost i o digitalnoj transformaciji društva. Kako bi se odgovorilo na posebne potrebe ili korporativne transakcije privremeno se mogu osnovati i ad hoc ili posebni odbori. Obveze u pogledu objavljivanja ne moraju se proširiti na posebne odbore osnovane za rješavanje, na primjer, povjerljivih poslovnih transakcija. Nakon osnivanja odbori bi trebali imati pristup informacijama potrebnima za ispunjavanje njihovih dužnosti, primati odgovarajuća financijska sredstva i angažirati vanjske stručnjake ili savjetnike.
Odbori imaju nadzornu i savjetodavnu ulogu te bi trebalo biti jasno da odbor kao cjelina ostaje u potpunosti odgovoran za donesene odluke, osim ako je pravno drukčije definirano, a njegov nadzor i odgovornost trebali bi biti transparentni.
V.E.3. Članovi odbora trebali bi moći djelotvorno ispunjavati svoje odgovornosti.
Članstvo u prevelikom broju odbora ili njihovih odbora može ometati rad članova odbora. Neke su jurisdikcije ograničile broj članstava u odborima. Međutim, važnije od posebnih ograničenja može biti osiguravanje legitimnosti i povjerenja članova odbora u očima dioničara. Stoga je objavljivanje informacija dioničarima o članstvima te o odgovornostima predsjednika u drugim odborima i njihovim odborima ključan instrument za poboljšanje postupka imenovanja u odbore i njihove odbore. Postizanje legitimnosti olakšalo bi se i objavom podataka o nazočnosti pojedinačnih članova odbora (npr. jesu li propustili znatan broj sjednica) i bilo kojem drugom njihovom poslu obavljenom u ime odbora te povezanih primitaka.
V.E.4. Odbori bi trebali redovito provoditi evaluacije kako bi ocijenili svoju uspješnost i provjerili raspolažu li odgovarajućom kombinacijom obilježja i kompetencija, među ostalim u pogledu rodne i drugih oblika raznolikosti.
Kako bi se poboljšale prakse odbora i uspješnost njihovih članova, sve veći broj jurisdikcija sada potiče trgovačka društva na evaluacije i osposobljavanje odbora i njihovih odbora. Mnogi kodeksi korporativnog upravljanja preporučuju godišnju evaluacija odbora, koju radi povećanja objektivnosti povremeno mogu podupirati vanjski subjekti.
Osim ako su kao uvjet postavljene određene kvalifikacije, primjerice u slučaju financijskih institucija, članovi odbora možda će nakon imenovanja morati steći odgovarajuće vještine kroz osposobljavanje ili na neki drugi način. Takve mjere zatim mogu pomoći članovima odbora da drže korak s relevantnim novim zakonima i propisima te promjenama poslovnih i drugih rizika.
Kako bi se izbjeglo grupno razmišljanje i unijela raznolikost mišljenja u rasprave odbora, evaluacijski mehanizmi također mogu pomoći odborima da razmotre raspolažu li kao cjelina odgovarajućom kombinacijom obilježja i kompetencija. To se može temeljiti na kriterijima raznolikosti kao što su rod, dob ili druge demografske značajke, kao i na iskustvu i stručnosti, primjerice u području računovodstva, digitalizacije, održivosti, upravljanja rizicima ili određenih sektora.
Kako bi se povećala rodna raznolikost, mnoge jurisdikcije zahtijevaju ili preporučuju da društva čijim se dionicama trguje na burzi objave rodni sastav odbora i višeg rukovodstva. Neke jurisdikcije uvele su obvezne kvote ili dobrovoljne ciljeve za članstvo žena u odborima te su postigle konkretne rezultate. Jurisdikcije i društva također bi trebali razmotriti dodatne i komplementarne mjere za podršku ženama u preuzimanju rukovodećih pozicija unutar društva i ojačati druge mjere usmjerene na poboljšanje raznolikosti odbora i vodstva. Komplementarne mjere mogu proizaći iz državnih, privatnih i javno-privatnih inicijativa i mogu primjerice obuhvaćati aktivnosti zagovaranja i podizanja svijesti; programe umrežavanja, mentorstva i osposobljavanja; osnivanje pomoćnih tijela (npr. ženskih poslovnih udruga); certificiranja, nagrađivanja ili popise usklađenih društava radi postizanja međusobnog pritiska; te preispitivanje uloge odbora za imenovanja i metoda zapošljavanja. Neke jurisdikcije utvrdile su i smjernice ili zahtjeve kojima se nastoje poticati drugi oblici raznolikosti, primjerice u pogledu iskustva, dobi i drugih demografskih obilježja.
V.F. Kako bi izvršavali svoje dužnosti, članovi odbora trebali bi imati pristup točnim, relevantnim i pravodobnim informacijama.
Članovima odbora potrebne su pravodobne relevantne informacije na temelju kojih će donositi odluke. Neizvršni članovi odbora obično nemaju jednak pristup informacijama kao ključni rukovoditelji trgovačkog društva. Doprinos neizvršnih članova odbora društva može se povećati na način da im se osigura pristup određenim ključnim rukovoditeljima u društvu kao što su primjerice tajnik društva, unutarnji revizor i voditelj odjela za upravljanje rizicima ili glavni službenik za rizike te da im se omogući korištenje usluga neovisnih vanjskih savjetnika na trošak društva.
Kako bi izvršavali svoje dužnosti, članovi odbora trebali bi imati pristup točnim, relevantnim i pravodobnim informacijama te osigurati njihovo dobivanje. U slučajevima kada je društvo čijim se dionicama trguje na burzi matično društvo grupe, regulatorni okvir trebao bi osigurati i pristup članova odbora ključnim informacijama o aktivnostima njegovih društava kćeri radi upravljanja rizicima i provedbe ciljeva na razini grupe. Kada se osnivaju odbori odbora, trebalo bi uspostaviti učinkovite mehanizme kako bi se osiguralo da cijeli odbor ima pristup relevantnim informacijama. Istodobno bi regulatorni okvir trebao predvidjeti zaštitne mjere kako bi se osiguralo da upućene osobe ne upotrebljavaju takve informacije za vlastitu korist ili korist drugih. Ako se društva oslanjaju na složene modele upravljanja rizicima, članovi odbora trebali bi biti svjesni mogućih nedostataka takvih modela.
V.G. Kada je propisano da zaposlenici moraju biti zastupljeni u odboru, trebalo bi razviti mehanizme kojima bi se zastupnicima zaposlenika olakšao pristup informacijama i osposobljavanju kako bi to zastupanje bilo djelotvorno i kako bi na najbolji način doprinijelo unaprjeđenju vještina, informiranosti i neovisnosti odbora.
Ako je zastupljenost zaposlenika u odboru propisana zakonom ili kolektivnim ugovorima ili je uvedena dobrovoljno, trebala bi se realizirati na način kojim se maksimalno povećava njezin doprinos neovisnosti, stručnosti, informiranosti i raznolikosti odbora. Zastupnici zaposlenika trebali bi imati iste dužnosti i odgovornosti kao i svi ostali članovi odbora te bi trebali djelovati u najboljem interesu društva.
Trebalo bi uspostaviti postupke kojima se zastupnicima zaposlenika u odboru olakšava pristup informacijama, osposobljavanju i stručnom znanju te osigurava njihova neovisnost od glavnog izvršnog direktora i rukovoditelja. Ti bi postupci trebali uključivati i odgovarajuće i transparentne postupke imenovanja, pravo na redovito izvještavanje zaposlenika (pod uvjetom da se adekvatno poštuju zahtjevi povjerljivosti odbora), osposobljavanje i jasne postupke upravljanja sukobima interesa. Preduvjet za pozitivan doprinos radu odbora također je i prihvaćanje i konstruktivna suradnja drugih članova odbora i vodstva.