A estrutura de Governação corporativa deve assegurar a orientação estratégica da sociedade, o controlo da gestão pelo órgão de administração e a responsabilidade deste perante a sociedade e os acionistas.
As estruturas e os procedimentos dos órgãos sociais variam dentro e entre jurisdições. Algumas jurisdições têm estruturas dualistas que separam a função de fiscalização e a função de gestão em órgãos diferentes. Estes sistemas têm normalmente um "órgão de fiscalização" composto por membros não executivos, incluindo frequentemente representantes dos trabalhadores, e um "órgão de administração" composto inteiramente por executivos. Outras jurisdições têm órgãos sociais "unitários", que reúnem membros executivos e não executivos. Em algumas jurisdições, existe também um órgão estatutário adicional para efeitos de fiscalização. Os princípios devem aplicar-se a qualquer estrutura de governo societário, independentemente dos responsáveis pela gestão da sociedade e pelo controlo dessa gestão.
Juntamente com a orientação da estratégia societária, o órgão de administração (e/ou de fiscalização) é o principal responsável pelo controlo do desempenho da gestão e pela obtenção de um rendimento adequado para os acionistas, evitando simultaneamente conflitos de interesses e equilibrando as exigências concorrentes no seio da sociedade. Para que o órgão de administração (e/ou de fiscalização) possa cumprir eficazmente as suas responsabilidades, deve ser capaz de exercer um juízo objetivo e independente. Outra responsabilidade importante do órgão de administração (e/ou de fiscalização) consiste em supervisionar o sistema de gestão de riscos e os mecanismos concebidos para garantir que a sociedade cumpre a legislação aplicável, nomeadamente em matéria fiscal, de concorrência, laboral, de direitos humanos, ambiental, de igualdade de oportunidades, de segurança digital, de privacidade dos dados e de proteção dos dados pessoais, bem como de saúde e segurança. Em algumas jurisdições, as sociedades consideraram útil articular explicitamente as responsabilidades que o órgão de administração (e/ou de fiscalização) assume e aquelas pelas quais a gestão é responsável.
O órgão de administração (e/ou de fiscalização) não é apenas responsável perante a sociedade e os seus acionistas, mas tem também o dever de agir no seu melhor interesse. Além disso, espera-se que oórgão de administração (e/ou de fiscalização)) tenha em conta e trate de forma justa os interesses das partes interessadas, incluindo os dos trabalhadores, credores, clientes, fornecedores e comunidades afetadas.
V.A. Os membros dos órgãos sociais devem atuar com pleno conhecimento de causa, de boa-fé, com a devida diligência e cuidado, e no melhor interesse da sociedade e dos acionistas, tendo em conta os interesses das partes interessadas.
Este Princípio enuncia os dois elementos-chave do dever fiduciário dos membros dos órgãos sociais: o dever de cuidado e o dever de lealdade. O dever de cuidado exige que os membros dos órgãos sociais atuar com pleno conhecimento de causa, de boa fé, com a devida diligência e cuidado. Nalgumas jurisdições, existe um padrão de referência que é o comportamento que uma pessoa razoavelmente prudente teria em circunstâncias semelhantes. As boas práticas consideram que atuar com pleno conhecimento de causa significa que os membros dos órgãos sociais devem assegurar que os principais sistemas de informação e de controlo da sociedade são sólidos no sentido de desempenharem a função fundamental de controlo da gestão preconizado pelos Princípios. Em muitas jurisdições, este significado é já considerado um elemento do dever de diligência, enquanto noutras é exigido pela regulamentação do mercado de capitais, pelos padrões contábeis, etc.
O dever de lealdade reveste-se de uma importância fulcral, uma vez que está na base da implementação efetiva de outros princípios, por exemplo, tratamento equitativo dos acionistas, controlo das transações com partes relacionadas e definição da política de remuneração dos executivos-chave membros do órgão de administração. Trata-se igualmente de um princípio fundamental para os membros de órgãos sociaisque desempenham funções no contexto de um grupo de sociedades: mesmo que a sociedade seja controlada por uma outra sociedade, o dever de lealdade de um membro do órgão social conselho de administração diz respeito à sociedade e a todos os seus acionistas e não à sociedade que controla o grupo.
Os membros do órgão de administração devem ter em conta, entre outros fatores, os interesses das partes interessadas, quando tomam decisões de negócio no interesse do sucesso e desempenho a longo prazo da sociedade e no interesse dos seus acionistas. Tal pode ajudar as sociedades, por exemplo, a atrair, reter e formar trabalhadores mais produtivos, a serem apoiadas pelas comunidades em que se inserem e a terem clientes mais leais, criando assim valor para os seus acionistas.
V.A.1. Os membros do órgão de administração devem ser protegidos contra litígios se uma decisão tiver sido tomada de boa-fé e com a devida diligência.
A proteção dos membros do órgão de administração contra litígios, caso tenham tomado uma decisão de forma diligente, com o devido cuidado processual, numa base devidamente informada e sem quaisquer conflitos de interesses, permitir-lhes-á assumir melhor o risco de uma decisão que se espera venha a beneficiar a sociedade, mas que poderá eventualmente não ser bem sucedida. Sob reserva destas condições, esta "zona de proteção" aplicar-se-á mesmo que existam custos claros a curto prazo e impactos negativos incertos a longo prazo para a sociedade, desde que os gestores avaliem diligentemente se é razoável esperar que a decisão contribua para o êxito e o desempenho da sociedade a longo prazo.
V.B. Sempre que as decisões do órgão de administração possam afetar de forma diferente diferentes grupos de accionistas, o órgão de administração deve tratar todos os accionistas de forma equitativa.
No exercício das suas funções, o órgão de administração não deve ser visto, nem atuar, como uma assembleia de representantes individuais de vários interesses. Embora determinados membros do órgão de administração possam efetivamente ser nomeados ou eleitos por certos accionistas (e por vezes contestados por outros), é importante que os membros do órgão de administração exerçam as suas funções de forma imparcial em relação a todos os accionistas. Este aspeto é particularmente importante perante accionistas que detêm o controlo da sociedade e que podem de facto selecionar a maioria ou a totalidade dos membros do órgão de administração.
V.C. O órgão de administração deve aplicar elevados padrões éticos.
O órgão de administração tem um papel fundamental na definição do carácter ético de uma sociedade, não só através das suas próprias ações, mas também ao nomear e supervisionar os principais executivos e, consequentemente, a gestão em geral. A existência de elevados padrões éticos é do interesse de longo prazo da sociedade, como forma de a tornar credível e fiável, não só nas operações quotidianas, mas também no que diz respeito a compromissos de longo prazo. Para tornar os objetivos claros e operacionais, muitas sociedades consideram útil desenvolver códigos de conduta baseados, nomeadamente, em normas profissionais e, por vezes, em códigos de comportamento mais amplos, e comunicá-los a toda a organização. Isto pode incluir um compromisso da sociedade (incluindo as suas filiais) de cumprir as Diretrizes da OCDE para as Sociedades Multinacionais e as normas de diligência devida associadas. Do mesmo modo, as jurisdições exigem cada vez mais que os órgãos de administração supervisionem as estratégias de lobbying, de financiamento e de planeamento fiscal, fornecendo assim às autoridades informações atempadas e específicas e desencorajando práticas, como a prossecução de esquemas agressivos de planeamento fiscal, que não contribuem para os interesses a longo prazo da sociedade e dos seus accionistas e podem causar riscos jurídicos e de reputação.
Os códigos aplicáveis a toda a sociedade servem de padrão de conduta tanto para o órgão de administração como para os principais dirigentes, estabelecendo o quadro para o exercício de julgamento ao lidar com grupos de interesse variados e muitas vezes conflituantes. No mínimo, o código de ética deve estabelecer limites claros para a prossecução de interesses privados, incluindo a negociação de ações da sociedade. Um quadro global de conduta ética vai para além do cumprimento da lei, que deve ser sempre um requisito fundamental.
V.D. O órgão de administração deve desempenhar determinadas funções essenciais, nomeadamente:
V.D.1. Analisar e orientar a estratégia da sociedade, os principais planos de ação, os orçamentos anuais e os planos de negócios; definir objetivos de desempenho; acompanhar a implementação e o desempenho da sociedade; e supervisionar as principais despesas de capital, aquisições e alienações.
O órgão de administração tem a tarefa de definir a estratégia global da sociedade; determinar as políticas da sociedade; avaliar e orientar o desempenho; e supervisionar as operações financeiras. Toma decisões importantes, como fiduciário, em nome da sociedade e dos seus accionistas. A estrutura e os processos para o desempenho destas funções podem variar consoante as sociedades, por exemplo, no que diz respeito à dimensão e ao sector de atividade ou à repartição de responsabilidades entre o órgão de fiscalização e o órgão de administração, nos sistemas dualistas. A fim de assegurar a transparência das funções do órgão de administração, alguns ordenamentos jurídicos recomendam a sua inclusão num regulamento do órgão de administração, nos estatutos da sociedade ou no regulamento interno da sociedade.
V.D.2. Rever e avaliar as políticas e procedimentos de gestão de riscos.
O estabelecimento da apetência e da cultura de risco de uma sociedade e a supervisão da sua gestão de riscos, incluindo o controlo interno, são da maior importância para os órgãos de administração e estão estreitamente relacionados com a estratégia da sociedade. Envolve a supervisão das responsabilidades pela gestão dos riscos, especificando os tipos e o grau de risco que uma sociedade está disposta a aceitar na prossecução dos seus objetivos e a forma como irá gerir os riscos que cria através das suas operações e relações. A supervisão do órgão de administração fornece, assim, orientações cruciais à alta gestão no tratamento dos riscos, de modo a satisfazer o perfil de risco desejado pela sociedade.
No desempenho destas funções essenciais, deve ser assegurado que as questões materiais de sustentabilidade são consideradas. Com o objetivo de aumentar a resiliência, os órgãos da sociedade devem também garantir que dispõem de processos adequados no âmbito dos seus quadros de gestão do risco para lidar com riscos externos significativos relevantes para a sociedade, tais como crises sanitárias, perturbações na cadeia de abastecimento e tensões geopolíticas. Estas estruturas devem funcionar ex ante (uma vez que as sociedades devem promover a sua resiliência em caso de crise) e ex post (uma vez que as sociedades devem ser capazes de criar processos de gestão de crises no início de um acontecimento negativo súbito).
De grande importância é a gestão dos riscos de segurança digital, que são dinâmicos e podem mudar rapidamente. Os riscos podem estar relacionados, entre outras questões, com a segurança e a privacidade dos dados, o tratamento de soluções em nuvem, os métodos de autenticação e as salvaguardas de segurança para o pessoal remoto que trabalha em redes externas. Tal como acontece com outros, estes riscos devem ser integrados de forma mais alargada na estrutura geral de gestão de riscos cíclicos da sociedade.
Outra questão importante é o desenvolvimento de uma política de gestão do risco fiscal. As estratégias e os sistemas globais de gestão dos riscos adotados pelos conselhos de administração devem incluir os riscos de gestão e de cumprimento das obrigações fiscais, a fim de garantir que os riscos financeiros, regulamentares e de reputação associados à fiscalidade sejam plenamente identificados e avaliados.
Para apoiar o órgão responsável pela supervisão da gestão do risco, algumas sociedades criaram um comité de risco e/ou alargaram o papel do comité de auditoria, na sequência de requisitos regulamentares ou recomendações sobre a gestão do risco e a evolução da natureza dos riscos. As normas de diligência devida da OCDE relativas à conduta empresarial responsável foram também concebidas para ajudar as sociedades a identificar e responder aos riscos e impactos ambientais e sociais decorrentes das suas operações e cadeias de abastecimento.
V.D.3. Acompanhar a eficácia das práticas de governo da sociedade e introduzir as alterações necessárias.
O controlo da governação inclui uma análise contínua da estrutura interna da sociedade, a fim de garantir que existem linhas claras de responsabilidade pela gestão em toda a organização. Este controlo deve também incluir a questão de saber se o quadro de governação da sociedade continua a ser adequado à luz das alterações significativas à sua dimensão, complexidade, estratégia comercial, ao seu mercado e aos requisitos regulamentares aplicáveis. Para além de exigir o acompanhamento e a divulgação regular das práticas de governo das sociedades, pelo menos de forma resumida, muitas jurisdições passaram a recomendar, ou mesmo a exigir, a avaliação pelos conselhos de administração do seu desempenho, do desempenho dos seus comités e dos membros individuais do órgão de administração, do seu presidente e do seu presidente executivo (CEO).
V.D.4. Selecionar, supervisionar e monitorizar o desempenho dos principais dirigentes e, quando necessário, substituí-los e supervisionar o planeamento da sucessão.
O órgão responsável deve supervisionar o desempenho dos principais dirigentes e verificar se as suas ações são coerentes com a estratégia e as políticas por si aprovadas. O órgão de administração deve selecionar o presidente executivo (CEO) e pode selecionar os demais administradores executivos. No exercício desta função fundamental, o órgão de administração pode ser assistido por um comité de nomeação que pode ser encarregue de definir os perfis do presidente executivo (CEO) e dos membros do órgão de administração e de formular recomendações ao órgão de administração sobre a sua nomeação. Muitas jurisdições exigem ou recomendam que todos ou a maioria dos membros do comité de nomeação sejam administradores independentes. A comissão de nomeações pode também ajudar a orientar a gestão de talentos e a analisar as políticas relacionadas com a seleção dos principais dirigentes. Na maioria dos sistemas dualistas, o órgão de fiscalização é responsável pela nomeação do órgão de administração, que normalmente inclui a maioria dos principais executivos. O órgão de administração deve também ser responsável pelo planeamento da sucessão do presidente executivo (CEO) e pode também ser responsável por outros quadros-chave, com vista a assegurar a continuidade das atividades. Embora inclua mecanismos de contingência, o planeamento da sucessão pode também ser um instrumento estratégico a longo prazo para apoiar o desenvolvimento de talentos e a diversidade.
V.D.5. Alinhar a remuneração dos principais dirigentes e do órgão de administração com os interesses a longo prazo da sociedade e dos seus accionistas.
Considera-se uma boa prática que os conselhos de administração desenvolvam e divulguem uma política de remuneração que abranja os membros do órgão de administração e os principais dirigentes, bem como que divulguem os níveis de remuneração fixados em conformidade com esta política. Estas declarações podem especificar, em especial no que diz respeito aos quadros, a relação entre a remuneração e o desempenho, com critérios ex ante ligados ao desempenho, e incluir normas mensuráveis que realcem os interesses a longo prazo da sociedade e dos accionistas em detrimento de considerações a curto prazo. Essas normas mensuráveis, entre outras, podem estar relacionadas com o retorno total para os accionistas e com objetivos e indicadores de sustentabilidade adequados. Estas políticas tendem geralmente a estabelecer condições para os pagamentos aos membros do órgão de administração por atividades extra conselho, como a consultoria. Especificam também frequentemente as condições a observar pelos membros do órgão de administração e pelos principais quadros no que se refere à detenção e negociação de ações da sociedade, bem como os procedimentos a seguir na concessão e reavaliação de opções. Em algumas jurisdições, as políticas também fornecem orientações sobre os pagamentos a serem feitos aquando da contratação e/ou rescisão do contrato de um dirigente. O órgão de administração pode também monitorizar a implementação da declaração de política de remuneração.
Muitas jurisdições recomendam ou exigem que a política de remuneração e os contratos dos membros do órgão de administração e dos principais quadros sejam tratados por um comité especial do órgão de administração, composto total ou maioritariamente por administradores independentes e excluindo os executivos que participam nos comités de remuneração uns dos outros, o que poderia conduzir a conflitos de interesses. A introdução de disposições malus e claw-back é considerada uma boa prática. Estas disposições conferem à sociedade o direito de reter e recuperar a indemnização dos dirigentes em caso de fraude de gestão e noutras circunstâncias, por exemplo, quando a sociedade é obrigada a reformular as suas demonstrações financeiras devido a um incumprimento significativo dos requisitos de reporte de informação financeira.
A conceção de políticas e contratos de remuneração para os membros do órgão de administração e para os principais quadros é fundamental para estabelecer incentivos que estejam alinhados com a estratégia empresarial, a estrutura de governação corporativa e a gestão de riscos de uma sociedade. No entanto, estas políticas podem não cumprir o seu objetivo se forem frequentemente ajustadas na ausência de uma alteração significativa da estratégia empresarial ou de uma transformação estrutural do contexto em que a sociedade opera. Especificamente, a probabilidade de uma recessão económica significativa é um fator que as sociedades devem razoavelmente considerar ao conceberem as suas políticas de remuneração e pode não justificar necessariamente um ajustamento dessas políticas.
V.D.6. Assegurar um processo formal e transparente de nomeação e eleição do órgão de administração.
Os Princípios promovem um papel ativo dos accionistas na nomeação e eleição dos membros do órgão de administração. O órgão de administração, com o apoio de uma comissão de nomeações, se for criada, tem um papel essencial a desempenhar para garantir que os processos de nomeação e eleição são respeitados. Em primeiro lugar, embora os procedimentos efetivos de nomeação possam diferir entre jurisdições, o órgão de administração tem a responsabilidade de garantir que os procedimentos estabelecidos são transparentes e respeitados. Em segundo lugar, este órgão tem um papel fundamental na definição do perfil coletivo ou individual dos membros do órgão de administração de que a sociedade pode necessitar num dado momento, tendo em conta os conhecimentos, as competências e a especialização adequados para complementar as competências existentes no órgão de administração. Em terceiro lugar, o órgão de administração ou a comissão de nomeações tem a responsabilidade de identificar potenciais candidatos que correspondam aos perfis desejados e de os propor aos accionistas, e/ou de considerar os candidatos propostos pelos accionistas. O envolvimento e o diálogo do órgão de administração com os accionistas podem contribuir para a aplicação eficaz destes processos, desde que o órgão de administração garanta a transparência e a igualdade de tratamento e que não sejam divulgadas informações privilegiadas ou sensíveis do ponto de vista comercial. Considera-se uma boa prática conduzir processos de pesquisa abertos que abranjam uma vasta gama de antecedentes para responder aos objetivos de diversidade e à evolução dos riscos para a sociedade.
V.D.7. Acompanhamento e gestão de potenciais conflitos de interesses da alta gestão, dos membros do órgão de administração e dos accionistas, incluindo a utilização indevida de activos da sociedade e o abuso em transacções com partes relacionadas.
O órgão de administração deve supervisionar a aplicação e o funcionamento de políticas destinadas a identificar potenciais conflitos de interesses. Quando estes conflitos não puderem ser evitados, devem ser corretamente geridos. É uma função importante do órgão de administração supervisionar os sistemas de controlo interno que abrangem a informação financeira e a utilização dos activos da sociedade e proteger contra transacções abusivas com partes relacionadas. Esta função é frequentemente atribuída à auditoria interna, que deve ter acesso direto ao órgão de administração. Nos casos em que outros funcionários da sociedade, como o diretor jurídico, são responsáveis, é importante que mantenham responsabilidades de reporte semelhantes às da auditoria interna.
No cumprimento das suas responsabilidades de supervisão do controlo interno, é importante que o órgão de administração supervisione a política de denúncia de irregularidades da sociedade, a fim de garantir a integridade, independência e confidencialidade dos processos de denúncia e de incentivar a comunicação de comportamentos não éticos/ilegais sem receio de represálias. A existência de um código de ética da sociedade disponível ao público deve ajudar este processo, que deve ser apoiado pela proteção jurídica das pessoas em causa. O comité de auditoria, um comité de ética ou um organismo equivalente deve proporcionar um ponto de contacto para os trabalhadores que desejem comunicar confidencialmente as suas preocupações sobre comportamentos não éticos ou ilegais suscetíveis de comprometer também a integridade das demonstrações financeiras.
V.D.8. Assegurar a integridade da contabilidade da sociedade e dos sistemas de reporte para divulgação, incluindo a auditoria externa independente, e a implementação de sistemas de controlo adequados, em conformidade com a lei e com as normas relevantes.
O órgão de administração deve revelar um papel de liderança para assegurar a existência de um meio eficaz de supervisão dos riscos. Para garantir a integridade dos sistemas essenciais de reporte e controlo, é necessário que o órgão de administração estabeleça e aplique linhas claras de responsabilidade e responsabilização em toda a organização. O órgão de administração terá também de assegurar que existe uma supervisão adequada por parte da alta gestão.
Normalmente, tal inclui a criação de uma função de auditoria interna. Esta função pode desempenhar um papel fundamental na prestação de apoio contínuo ao comité de auditoria do órgão de administração ou a um órgão equivalente na sua supervisão global dos controlos internos e das operações da sociedade. O papel e as funções da auditoria interna variam consoante as jurisdições, mas podem incluir a apreciação e a avaliação da governação, da gestão do risco e dos processos de controlo interno. Considera-se uma boa prática que a auditoria interna preste contas a um comité de auditoria independente do órgão de administração ou a um organismo equivalente que seja igualmente responsável pela gestão da relação com o auditor externo, permitindo assim uma resposta coordenada por parte do órgão de administração. As funções de auditoria interna e externa devem ser claramente articuladas para que o órgão de administração possa maximizar a qualidade da garantia que recebe. Deve igualmente ser considerada uma boa prática que o comité de auditoria, ou um organismo equivalente, analise e comunique ao órgão de administração as políticas mais críticas que constituem a base dos relatórios financeiros e outros relatórios da sociedade. No entanto, o órgão de administração deve manter a responsabilidade final pela supervisão do sistema de gestão de riscos da sociedade e por assegurar a integridade dos sistemas de informação. Algumas jurisdições preveem que o presidente do órgão de administração apresente um relatório sobre o processo de controlo interno. As sociedades com riscos relevantes ou complexos (financeiros e não financeiros), incluindo os grupos de sociedades, devem considerar a introdução de sistemas de informação semelhantes, incluindo a apresentação de relatórios diretos ao órgão de administração, no que diz respeito à gestão dos riscos a nível do grupo e à supervisão dos controlos.
As sociedades são também aconselhadas a estabelecer e garantir a eficácia dos controlos internos, de ética e de programas de compliance ou de medidas para cumprimento das leis, regulamentos e normas aplicáveis, incluindo dsposições que criminalizam o suborno de funcionários públicos estrangeiros, tal como exigido pela Convenção Anti-Suborno da OCDE, e outras formas de suborno e corrupção. Além disso, a garantia de cumprimento deve também abranger outras leis e regulamentos, tais como os referentes a valores mobiliários, fiscalidade, concorrência e as condições de trabalho e segurança. Outras leis potencialmente aplicáveis incluem as relacionadas com os direitos humanos, o ambiente, a fraude e o branqueamento de capitais. Estes programas de garantia de cumprimento também sustentarão o código de ética da sociedade. Para ser eficaz, a estrutura de incentivos da sociedade deve estar alinhada com as suas normas éticas e profissionais, para que a adesão a estes valores seja recompensada e as infrações à lei tenham consequências ou sanções dissuasoras. Os programas de compliance devem também ser alargados às filiais e, sempre que possível, a terceiros, tais como agentes e outros intermediários, consultores, representantes, distribuidores, contraentes e fornecedores, consórcios e parceiros de joint venture.
V.D.9. Supervisionar o processo de divulgação e comunicação.
As funções e responsabilidades do órgão de administração e da alta gestão no que diz respeito à divulgação e comunicação devem ser claramente estabelecidas pelo órgão de administração. Em algumas jurisdições, a nomeação de um representante para as relações com os investidores que responda diretamente perante o órgão de administração é considerada uma boa prática para as sociedades listadas em bolsa.
V.E. O órgão de administração deve estar em condições de exercer uma apreciação objetiva e independente dos assuntos da sociedade.
A fim de exercer as suas funções de controlo do desempenho da gestão, de prevenção de conflitos de interesses e de equilíbrio entre as exigências concorrentes da sociedade, é essencial que o órgão de administração seja capaz de exercer um juízo objetivo. Em primeiro lugar, isto significa independência e objetividade em relação à gestão, com implicações importantes para a composição e estrutura do órgão de administração. A independência do órgão de administração nestas circunstâncias exige normalmente que um número suficiente de membros do órgão de administração, bem como os membros dos principais comités, sejam independentes da direção.
Nas jurisdições com sistemas de governação monistas, a objetividade do órgão de administração e a sua independência em relação à gestão podem ser reforçadas pela separação das funções de presidente executivo (CEO) e de presidente. A separação dos dois cargos é considerada uma boa prática, uma vez que pode contribuir para alcançar um equilíbrio adequado de poderes, aumentar a responsabilidade e melhorar a capacidade do órgão de administração para tomar decisões independentes da gestão. A designação de um administrador não executivo principal que seja independente da gestão (lead independente director) é igualmente considerada uma boa prática alternativa em algumas jurisdições, se essa função for definida com autoridade suficiente para dirigir o órgão de administração nos casos em que a direção tenha conflitos evidentes. Estes mecanismos podem igualmente contribuir para assegurar uma governação de elevada qualidade da sociedade e o funcionamento eficaz do órgão de administração. O presidente ou o administrador independente principal pode, em algumas jurisdições, ser apoiado por um secretário da sociedade.
No caso de sistemas de governação dualistas, a ausência de administradores executivos no órgão de supervisão reforça a independência em relação à gestão. Nestes sistemas, deve ser analisado se podem surgir preocupações em matéria de governo da sociedade se existir uma tradição no sentido de o presidente do órgão de administração se tornar o presidente do órgão de supervisão após a sua reforma.
A forma como a objetividade do órgão pode ser apoiada depende igualmente da estrutura acionista da sociedade. Um acionista maioritário tem poderes consideráveis para nomear o órgão de administração e, indiretamente, a gestão. No entanto, neste caso, o órgão de administração continua a ter uma responsabilidade fiduciária para com a sociedade e para com todos os accionistas, incluindo os accionistas minoritários.
A variedade das estruturas dos órgãos de administração, dos modelos de propriedade e das práticas nas diferentes jurisdições exigirá assim diferentes abordagens à questão da objetividade do órgão de administração. Em muitos casos, a objetividade exige que um número suficiente de membros do órgão de administração não trabalhe para a sociedade ou para as suas filiais e não esteja estreitamente relacionado com a sociedade ou com a sua gestão através de laços económicos, familiares ou outros significativos. Tal não impede que os accionistas sejam membros do órgão de administração. Em outros casos, a independência em relação aos accionistas que exercem o controlo e aos accionistas qualificados terá de ser realçada, em especial se os direitos ex ante dos accionistas minoritários forem fracos e as oportunidades de obter reparação forem limitadas. Esta situação levou os códigos e a legislação da maior parte das jurisdições a exigirem que alguns membros do órgão de administração sejam independentes dos accionistas que detêm o controlo e dos accionistas qualificados, independência essa que se estende ao facto de não serem seus representantes ou de não terem relações comerciais estreitas com eles. Em outros casos, partes interessadas como credores específicos podem também exercer uma influência significativa. Embora as definições jurisdicionais do que constitui um acionista qualificado variem, são comuns limiares mínimos. Quando uma parte se encontra numa posição especial para influenciar a sociedade, devem ser realizados testes rigorosos para garantir a objetividade da apreciação do órgão de administração.
Ao definir a independência dos membros do órgão de administração, alguns códigos nacionais de governação das sociedades ou normas de admissão à listagem em bolsa especificaram presunções bastante pormenorizadas de não independência. Embora estabeleçam condições necessárias, esses critérios "negativos" que definem quando uma pessoa não é considerada independente podem ser utilmente complementados por exemplos "positivos" de qualidades que aumentarão a probabilidade de uma independência efetiva. Embora as abordagens nacionais para definir a independência variem, é utilizado um conjunto de critérios, tais como a ausência de relações com a sociedade, o seu grupo e a sua gestão, o auditor externo da sociedade e os accionistas qualificados, bem como a ausência de remuneração, direta ou indireta, da sociedade ou do seu grupo, para além da sua remuneração enquanto administrador. O órgão de administração pode também ser obrigado a declarar que um administrador é independente da sociedade porque não tem qualquer relação importante com a sociedade ou que o administrador não tem qualquer relação que possa interferir com o exercício de um juízo independente no cumprimento das responsabilidades de administrador. Muitas jurisdições estabelecem também um mandato máximo para que os administradores sejam considerados independentes.
Os membros independentes do órgão de administração podem contribuir significativamente para a tomada de decisões do órgão de administração. Podem contribuir com uma visão objetiva para a avaliação do desempenho do órgão de administração e da gestão. Além disso, podem desempenhar um papel importante em áreas em que os interesses da gestão, da sociedade e dos seus accionistas podem divergir, tais como a remuneração dos dirigentes, o planeamento da sucessão, as alterações do controlo da sociedade, as defesas contra as aquisições, as grandes aquisições e a função de auditoria. Para que possam desempenhar este papel fundamental, é desejável que os órgãos de administração declarem quem consideram independente e qual o critério que presidiu a esta apreciação. Alguns ordenamentos jurídicos exigem igualmente a realização periódica de reuniões separadas dos administradores/membros independentes.
V.E.1. Os órgãos de administração devem considerar a possibilidade de afetar um número suficiente de administradores independentes, capazes de exercer um juízo independente, a tarefas em que exista um potencial conflito de interesses. Exemplos dessas responsabilidades fundamentais são a garantia da integridade dos relatórios financeiros e de outros relatórios da sociedade, a análise das transacções com partes relacionadas e a nomeação e remuneração dos membros do órgão de administração e dos principais quadros.
Embora a responsabilidade pela informação da sociedade, remuneração e nomeação seja frequentemente do órgão de administração no seu conjunto, os membros independentes do órgão de administração podem dar garantias adicionais aos participantes no mercado de que os seus interesses estão salvaguardados. O órgão de administração deve ponderar a criação de comités específicos para analisar as questões em que existe um potencial conflito de interesses. Estes comités devem exigir um número mínimo ou ser inteiramente compostos por membros independentes. Em algumas jurisdições, é boa prática que estes comités sejam presididos por um membro não executivo independente. Em algumas jurisdições, os accionistas têm a responsabilidade direta de nomear e eleger administradores independentes para funções especializadas.
V.E.2. Os órgãos de administração devem ponderar a criação de comités especializados para o apoiar no desempenho das suas funções, em especial o comité de auditoria - ou órgão equivalente - para supervisionar a divulgação de informações, os mecanismos de controlo interno e as questões relacionadas com a auditoria. Outros comités, tais como os comités de remuneração, de nomeação ou de gestão dos riscos, podem prestar apoio ao órgão de administração em função da dimensão, estrutura, complexidade e perfil de risco da sociedade. O seu mandato, composição e procedimentos de trabalho devem ser bem definidos e divulgados pelo órgão de administração, que mantém a plena responsabilidade pelas decisões tomadas.
Quando justificado em termos de dimensão, estrutura, sector ou nível de desenvolvimento da sociedade, bem como das necessidades do órgão de administração e do perfil dos seus membros, o recurso a comités pode melhorar o trabalho do órgão de administração e permitir uma maior concentração em áreas específicas. A fim de avaliar os méritos dos comités do órgão de administração, é importante que o mercado tenha acesso a uma imagem completa e clara do seu mandato, âmbito, procedimentos de trabalho e composição. Esta informação é particularmente importante nas muitas jurisdições em que os órgãos de administração são obrigados a criar comités de auditoria independentes com poderes para supervisionar a relação com o auditor externo. Os comités de auditoria devem também poder supervisionar a eficácia e a integridade do sistema de controlo interno, que pode incluir a função de auditoria interna.
A maioria das jurisdições estabelece regras vinculativas para a conduta e funções de um comité de auditoria independente e recomenda a existência de comités de nomeação e de remuneração numa base de "cumprir ou explicar". Embora os comités de risco sejam normalmente exigidos para as sociedades do sector financeiro, algumas jurisdições também regulamentam as responsabilidades de gestão de risco das sociedades não financeiras, exigindo ou recomendando a atribuição desta função ao comité de auditoria ou a um comité de risco específico. A separação das funções dos comités de auditoria e de risco pode ser útil, dado o maior reconhecimento dos riscos para além dos riscos financeiros, para evitar a sobrecarga do comité de auditoria e para permitir mais tempo para as questões de gestão do risco.
A criação de comités para aconselhar sobre questões adicionais deve ficar ao critério da sociedade e deve ser flexível e proporcional de acordo com as necessidades do órgão de administração. Alguns órgãos de administração criaram um comité de sustentabilidade para o aconselhar sobre riscos, oportunidades, objetivos e estratégias sociais e ambientais, incluindo os relacionados com o clima. Alguns órgãos de administração também criaram um comité para aconselhar sobre a gestão dos riscos de segurança digital, bem como sobre a transformação digital da sociedade. Podem também ser criados temporariamente comités ad hoc ou especiais para responder a necessidades específicas ou a transacções sociedaderiais. A divulgação não tem de se estender a comités específicos criados para tratar, por exemplo, de transacções comerciais confidenciais. Quando criados, os comités devem ter acesso à informação necessária para cumprir as suas obrigações, dispor de financiamento adequado e contratar peritos ou consultores externos.
Os comités têm funções de acompanhamento e de aconselhamento, e deve ser bem entendido que o órgão de administração no seu conjunto continua a ser plenamente responsável pelas decisões tomadas, salvo definição legal em contrário, e a sua supervisão e responsabilidade devem ser claras.
V.E.3. Os membros do órgão de administração devem ser capazes de se comprometer efetivamente com as suas responsabilidades.
A participação em demasiados conselhos ou comités pode interferir com o desempenho dos membros do órgão de administração. Algumas jurisdições limitaram o número de cargos que podem ser ocupados. As limitações específicas podem ser menos importantes do que assegurar que os membros do órgão de administração gozam de legitimidade e confiança aos olhos dos accionistas. A divulgação aos accionistas de outros cargos no órgão de administração e nos comités e das responsabilidades dos presidentes é, por conseguinte, um instrumento fundamental para melhorar as nomeações para o órgão de administração e para os comités. A obtenção de legitimidade seria igualmente facilitada pela publicação dos registos de presença dos membros individuais do órgão de administração (por exemplo, se faltaram a um número significativo de reuniões) e de qualquer outro trabalho realizado em nome do órgão de administração e da respetiva remuneração.
V.E.4. Os órgãos de administração devem proceder regularmente a avaliações para apreciar o seu desempenho e determinar se possuem a combinação certa de antecedentes e competências, nomeadamente no que diz respeito ao género e a outras formas de diversidade.
A fim de melhorar as práticas dos órgãos de administração e o desempenho dos seus membros, um número crescente de jurisdições encoraja atualmente as sociedades a procederem à avaliação e formação dos órgãos de administração e das comissões. Muitos códigos de governação corporativa recomendam uma avaliação anual do órgão de administração, que pode ser periodicamente apoiada por consultores externos para aumentar a objetividade.
A menos que sejam exigidas determinadas qualificações, como é o caso das instituições financeiras, os membros doórgão de administração podem ter de adquirir as competências adequadas aquando da sua nomeação, através de formação ou de outros meios. Posteriormente, essas medidas podem também ajudar os membros do órgão de administração a manterem-se a par das novas leis e regulamentos relevantes e da evolução dos riscos comerciais e outros.
A fim de evitar o pensamento de grupo e trazer uma diversidade de pensamento para a discussão do órgão de administração, os mecanismos de avaliação podem também ajudar o órgão de administração a considerar se possui coletivamente a combinação certa de antecedentes e competências. Tal pode basear-se em critérios de diversidade como o género, a idade ou outras características demográficas, bem como na experiência e nos conhecimentos especializados, por exemplo, em matéria de contabilidade, digitalização, sustentabilidade, gestão de riscos ou sectores específicos.
Para aumentar a diversidade de género, muitas jurisdições exigem ou recomendam que as sociedades listadas em bolsa divulguem a composição por género dos órgãos de administração e dos quadros superiores. Algumas jurisdições estabeleceram quotas obrigatórias ou objetivos voluntários para a participação feminina nos órgãos de administração, com resultados tangíveis. As jurisdições e as sociedades devem também considerar medidas adicionais e complementares para reforçar a reserva de talentos femininos em toda a sociedade e reforçar outras medidas políticas destinadas a aumentar a diversidade dos órgãos de administração e da alta gestão. As medidas complementares podem emanar de iniciativas governamentais, privadas e público-privadas e podem, por exemplo, assumir a forma de atividades de defesa e de sensibilização; programas de criação de redes, de tutoria e de formação; criação de organismos de apoio (associações de mulheres empresárias); certificação, prémios ou listas de sociedades conformes para ativar a pressão dos pares; e a revisão do papel do comité de nomeação e dos métodos de recrutamento. Algumas jurisdições estabeleceram também diretrizes ou requisitos destinados a assegurar a consideração de outras formas de diversidade, nomeadamente no que respeita à experiência, idade e outras características demográficas.
V.F. A fim de cumprir as suas responsabilidades, os membros do órgão de administração devem ter acesso tempestivo a informações precisas e relevantes.
Os membros do órgão de administração necessitam de informações relevantes em tempo útil para apoiar a sua tomada de decisões. Os membros não executivos do órgão de administração não têm normalmente o mesmo acesso à informação que os principais gestores da sociedade. A contribuição dos membros não executivos do órgão de administração para a sociedade pode ser reforçada se lhes for facultado o acesso a determinadas pessoas-chave da sociedade, como por exemplo o secretário da sociedade, o auditor interno e o responsável pela gestão de riscos ou o diretor de riscos, e se lhes for facultado o recurso a aconselhamento externo independente a expensas da sociedade.
A fim de cumprirem as suas responsabilidades, os membros do órgão de administração devem ter acesso a informações exatas, relevantes e atempadas e assegurar a sua obtenção. Nos casos em que uma sociedade listada em bolsa é a sociedade-mãe de um grupo, a estrutura regulamentar deve igualmente assegurar o acesso dos membros do órgão de administração a informações essenciais sobre as atividades das suas filiais, a fim de gerir os riscos a nível do grupo e de implementar os seus objetivos. Quando são criados comités do órgão de administração, devem ser criados mecanismos eficazes para garantir que todo o órgão tenha acesso às informações relevantes. Simultaneamente, a estrutura regulamentar deve manter salvaguardas para garantir que os dirigentes não utilizem essas informações para seu proveito pessoal ou de terceiros. Quando as sociedades se baseiam em modelos complexos de gestão dos riscos, os membros doórgão de administração devem ser informados das eventuais deficiências desses modelos.
V.G. Quando a representação dos trabalhadores no órgão de administração é obrigatória, devem ser desenvolvidos mecanismos que facilitem o acesso à informação e à formação dos representantes dos trabalhadores, de modo a que essa representação seja exercida de forma eficaz e contribua da melhor forma para o reforço das competências, da informação e da independência do órgão de administração.
Quando a representação dos trabalhadores nos órgão de administração é obrigatória por lei, por acordos coletivos, ou adotada voluntariamente, deve ser aplicada de forma a maximizar a sua contribuição para a independência, competência, informação e diversidade do órgão de administração. Os representantes dos trabalhadores devem ter os mesmos deveres e responsabilidades que todos os outros membros do órgão de administração e devem atuar no melhor interesse da sociedade.
Devem ser estabelecidos procedimentos para facilitar o acesso à informação, à formação e aos conhecimentos especializados, bem como para garantir a independência dos membros do órgão de administração dos trabalhadores em relação ao presidente executivo (CEO) e aos quadros superiores. Estes procedimentos devem também incluir procedimentos de nomeação adequados e transparentes, direitos de informar os trabalhadores numa base regular - desde que os requisitos de confidencialidade do órgão de administração sejam devidamente respeitados – e formação e procedimentos claros para gerir conflitos de interesses. Uma contribuição positiva para o trabalho do órgão de administração exigirá também a aceitação e a colaboração construtiva dos outros membros do órgão, bem como da alta gestão.