Manual OCDE-FAO para empresas sobre deforestación y debida diligencia en las cadenas de suministro agrícolas

Paso 4: Verificar la eficacia de la debida diligencia en la cadena de suministro

Resumen

El Paso 4 de la Guía OCDE-FAO consiste en establecer sistemas de seguimiento y monitoreo de las acciones de debida diligencia para verificar la eficacia de la debida diligencia en la cadena de suministro.

Preguntas estratégicas para las empresas

• ¿Realizamos evaluaciones de debida diligencia en los puntos clave de la cadena de suministro (es decir, en los puntos de control o cuellos de botella)?

• ¿Son nuestras evaluaciones de debida diligencia dirigidas internamente o llevadas a cabo por evaluadores externos, o ambas cosas? ¿Hemos recurrido a auditorías externas en caso de lagunas para asegurarnos de que la evaluación sea exhaustiva y tome en cuenta las distintas formas en las que se produce la deforestación (por ejemplo, mediante la subcontratación de distintos proveedores, etc.)? En caso afirmativo, ¿hemos comprobado la independencia y la calidad de esas auditorías y de la información que se obtiene de ellas, y hemos incorporado nuestras propias actividades de control y verificación basadas en riesgos?

• ¿Qué función puede tener la tecnología en la evaluación de nuestras actividades de debida diligencia en materia de deforestación?

• ¿Existen oportunidades de colaborar con otros actores para compartir datos y reducir costos?

• ¿Cómo hemos respondido a las quejas de terceros sobre los riesgos de deforestación?

• Si utilizamos productos de terceros o esquemas de certificación de materias primas, ¿sabemos si estos esquemas están alineados con la Guía OCDE-FAO y el marco de debida diligencia basado en el riesgo? Si no es así, ¿qué medidas podemos tomar para asegurarnos de que estén más alineados?

• ¿Cómo supervisamos a los proveedores con los que no tenemos contrato con el fin de lograr cambios?

Llevar a cabo el seguimiento de la implementación y eficacia de las actividades de debida diligencia

Las empresas deberían tomar medidas para verificar que sus prácticas de debida diligencia sean eficaces, es decir, que se hayan identificado y prevenido adecuadamente los riesgos y se hayan mitigado los impactos negativos. Esto implica tanto el monitoreo de los impactos para evaluar y documentar la medida en que las acciones, el progreso, el rendimiento y el cumplimiento se están llevando a cabo o logrando, como la verificación del cumplimiento, el rendimiento y/o las acciones en relación con un compromiso, estándar u objetivo establecidos.

Este proceso debería ser proporcional al riesgo; tomar en consideración las capacidades de las distintas empresas, ya que estos procesos pueden ser costosos, y, cuando sea necesario, generar recomendaciones para mejorar las prácticas de debida diligencia.

El monitoreo de la eficacia del proceso de debida diligencia de la empresa puede basarse en los tipos de información enumerados en el Capítulo 5 sobre tipos y fuentes potenciales de información sobre materias primas y productos, y sobre fuentes de información sobre deforestación. Este seguimiento debería considerar lo siguiente:

• Los niveles de deforestación y los niveles de riesgo de deforestación, en las zonas donde la empresa se abastece de materias primas y los productos cambian con el tiempo y necesitan un monitoreo continuo. Los elementos enumerados en el Recuadro 2 (sobre tipos y fuentes potenciales de información sobre materias primas y productos) ayudarán a proporcionar información sobre los productos y materias primas en las operaciones y cadenas de suministro de la empresa.

• Las fuentes enumeradas en el Recuadro 3 pueden ayudar a identificar la deforestación en la zona de suministro durante el período examinado: cualquier cambio en la cobertura arbolada de esta zona constituye una alerta, según la cual debería evaluarse el nivel de responsabilidad de la empresa.

La verificación de los efectos del procedimiento de debida diligencia de la empresa incluye revisiones de documentos y mecanismos de control interno, verificación a través de datos satelitales, auditorías de terceros,1 investigaciones in situ y consultas con las comunidades locales, la sociedad civil y las autoridades gubernamentales. La frecuencia y la intensidad de los esfuerzos de verificación deberían basarse en el riesgo, de acuerdo con el Paso 2 de la Guía OCDE-FAO (Identificar los riesgos).

Los resultados de los esfuerzos de monitoreo y verificación deberían retroalimentarse en el diseño y funcionamiento del sistema de debida diligencia, ya que la debida diligencia es un proceso dinámico. Cuando el riesgo se haya mitigado o evitado, la empresa debería llevar a cabo una debida diligencia continua para asegurarse de que el riesgo no se repita o que no aparezcan nuevos riesgos.

La empresa también debería supervisar sus propios mecanismos de control interno y asegurarse de que sean sólidos y funcionen según lo previsto. La consulta y el compromiso con las partes interesadas externas, como los pueblos indígenas, las comunidades locales, la sociedad civil y las organizaciones internacionales, pueden ayudar a detectar problemas y son cruciales para la verificación imparcial y eficiente de los procesos de debida diligencia.

Sugerencias para pequeñas y medianas empresas

Todas las pymes:

• Identificar ONG y comunidades locales u organizaciones internacionales con conocimiento de las comunidades de abastecimiento agrícola en los sectores de productos básicos de su interés; hablar con ellas regularmente para triangular la información que se recibe de los proveedores.

• Conocer, a través de sus clientes o de las regulaciones vigentes, el tipo y la frecuencia de los datos necesarios. Buscar formas de agrupar los datos de todos los clientes o cómo utilizar la tecnología para aumentar la eficiencia y reducir los costos.

• Consultar las plataformas existentes que puedan ayudar a la empresa a identificar alertas de deforestación en sus zonas de suministro.

• Considerar la posibilidad de trabajar con socios y proveedores para introducir quejas conjuntas o sistemas de denuncias. Los Puntos Nacionales de Contacto de la OCDE para la CER también pueden ser un recurso en este ámbito.

• Considerar utilizar herramientas e indicadores de iniciativas del sector, esquemas de certificación o plataformas de deforestación de las que la empresa pueda formar parte, para apoyar su verificación de la debida diligencia.

• Trabajar junto con empresas homólogas y grupos industriales para aumentar su influencia cuando persistan los riesgos de deforestación en sus cadenas de suministro.

• Unirse con otros proveedores, asociaciones empresariales y ONG, si su influencia sobre un socio comercial es insuficiente para fomentar el cambio.

Además, las pymes en los niveles superiores de la cadena de suministro pueden:

• Asegurarse de que sus clientes sepan cómo verificar y recopilar la información, incluyendo el tipo de datos recopilados, la frecuencia de la recopilación y con quién colaborar para obtenerlos.

• Ser transparentes al comunicar qué información no tienen y por qué.

• Discutir con los compradores de los niveles superiores de la cadena de suministro sobre cómo pueden apoyar sus actividades de recopilación de datos y utilizar su influencia y capacidad, que pueden ser mayores que las suyas.

• Identificar y apoyar los sistemas de monitoreo forestal existentes para sus áreas de suministro, ya los basados en el monitoreo comunitario o en estudios de teledetección.

Nota

← 1.  Cuando una auditoría se considera apropiada, la independencia y la calidad de las auditorías son fundamentales para su eficacia. Los auditores deben ser independientes, competentes y responsables. Las empresas pueden considerar recurrir a una institución independiente encargada de acreditar a los auditores, verificar las auditorías, publicar los informes de auditoría, implementar módulos para capacitar a los proveedores para llevar a cabo la debida diligencia, y ayudar a hacer un seguimiento de las reclamaciones de las partes interesadas.