Manual OCDE-FAO para empresas sobre deforestación y debida diligencia en las cadenas de suministro agrícolas

Paso 1: Establecer una política sobre deforestación y sistemas robustos de gestión

Resumen

El paso 1 de la Guía OCDE-FAO consiste en establecer una política sobre deforestación y sistemas robustos de gestión, que a su vez apoyen todos los pasos posteriores del marco de debida diligencia de la OCDE-FAO. Este capítulo describe cómo el Paso 1 puede ayudar a respaldar los compromisos de las empresas en materia de deforestación.

Preguntas estratégicas para las empresas

• ¿Qué nivel de ambición tenemos como empresa en materia de deforestación? ¿Cuál es nuestra definición de bosque? ¿Hemos considerado una fecha límite de deforestación en nuestras prácticas de abastecimiento (véanse las definiciones en el Glosario)?

• ¿Nuestra política cumple o supera la legislación en materia de protección forestal de nuestro país de origen, el país de producción y los principales mercados de exportación?

• ¿Nuestra política cumple con las expectativas de los inversionistas, los asesores jurídicos, las comunidades locales y la sociedad civil?

• ¿Comprenden los altos ejecutivos de la empresa (incluida la Junta Directiva): (1) los compromisos en materia de deforestación que tiene la empresa; (2) las consecuencias de elegir una política determinada; (3) los sistemas necesarios para aplicar dicha política (por ejemplo, revisión de los contratos y relaciones existentes, implicaciones presupuestarias y de personal); y (4) los costos de no abordar la deforestación para la empresa (impactos directos o indirectos en la producción y los ingresos), y a nivel global (en términos de cambio climático y pérdida de biodiversidad, y la inseguridad asociada al suministro de productos agrícolas básicos a medio y largo plazo)?

• ¿Se ha designado en la empresa un punto focal principal encargado de coordinar y gestionar la aplicación de un enfoque de debida diligencia en el abastecimiento responsable (incluidos los compromisos en materia de deforestación), junto con otros departamentos de la empresa (por ejemplo, jurídico, asuntos públicos/corporativos, aprovisionamiento, marketing)? ¿Existe una comunicación adecuada entre ellos?

• ¿Con qué proveedores y otras partes interesadas deberíamos colaborar para desarrollar nuestros compromisos contra la deforestación? ¿Tenemos productores vulnerables, como pequeños propietarios, en nuestras cadenas de suministro que requieran apoyo específico para cumplir con la política de la empresa y los requisitos regulatorios?

• ¿Los indicadores clave de desempeño de la empresa están vinculados al logro de los objetivos de debida diligencia relacionados con la deforestación y forman parte de nuestros sistemas de gestión?

• ¿Qué sistemas o procesos externos de debida diligencia utilizamos para apoyar nuestra gestión interna de la debida diligencia (por ejemplo, la Guía OCDE-FAO, códigos industriales, sistemas/esquemas de certificación de materias primas, protocolos de auditoría, etc.)?

Establecer o actualizar políticas de sostenibilidad en materia de deforestación e incorporarlas en los procesos de la empresa

Los siguientes elementos clave han sido identificados como importantes a la hora de desarrollar una política sobre deforestación:

• La política se aplica en toda la empresa (incluidas sus filiales) y sus cadenas de suministro, y garantiza que todos los departamentos relevantes trabajen juntos para lograr un compromiso común hacia la eliminación de la deforestación mediante prácticas responsables de producción y abastecimiento.

• Establece objetivos mesurables para reducir la deforestación y el riesgo de deforestación aceptable en las operaciones de la empresa, sus cadenas de suministro y sus relaciones comerciales. Por ejemplo, el objetivo puede ser lograr la cero deforestación, la deforestación ilegal cero, o la reducción de los niveles de deforestación a alcanzar antes de una fecha límite. La definición del objetivo incluye metas y fechas límite claras y definiciones de términos como "bosque", "deforestación" y "degradación forestal" (véanse las definiciones en el Glosario).

• Con frecuencia, los objetivos y las definiciones pueden derivarse de compromisos colectivos asumidos por la empresa, acuerdos y compromisos internacionales y nacionales, legislación nacional, directrices de asociaciones industriales, expectativas de los inversionistas o normas voluntarias de sostenibilidad en sistemas de certificación (Véase el Anexo A. Anexo A. Recursos para más recursos).

• La política está basada en el riesgo, lo que significa que aborda en primer lugar los riesgos e impactos más significativos, considerando la probabilidad del impacto, así como la escala, el alcance y los aspectos de irreparabilidad del impacto.

• La política se revisa y adapta periódicamente, a la luz de las nuevas zonas de aprovisionamiento, los cambios en los patrones de deforestación y el creciente conocimiento de los riesgos de deforestación en la cadena de suministro, así como de los estándares internacionales y la legislación nacional.

Integrar la política de deforestación en los órganos de supervisión y los sistemas de gestión, así como en las diferentes funciones de la empresa

Las prácticas deberían ser coherentes en todas las operaciones de la empresa, incluidos todos los departamentos o unidades que puedan tomar decisiones que afecten a materias primas y productos potencialmente asociados con la deforestación, incluidas en particular las funciones de compras y adquisiciones. Los procedimientos relacionados con la deforestación deberían ser coherentes con cualquier otra política de debida diligencia que pueda tener la empresa e integrarse en ella.

Incorporar las expectativas y políticas en la contratación de proveedores y otras relaciones comerciales

Considerando que la debida diligencia se aplica a todas las cadenas de suministro y relaciones comerciales de una empresa, así como a sus propias operaciones, es crucial mantener una comunicación periódica con los proveedores y otros socios comerciales. En el caso de productos y cadenas de suministro con un alto riesgo de deforestación asociado, la empresa debería:

• Comunicar los aspectos clave de su política de deforestación a los proveedores y otras relaciones comerciales pertinentes. Las relaciones a largo plazo con los socios comerciales pueden servir para fomentar la adopción de dicha política y mejorar la transparencia.

• Incluir condiciones y expectativas de debida diligencia en materia de deforestación en los contratos con las relaciones comerciales y los proveedores, en los códigos de conducta de los proveedores o en otras formas de acuerdos escritos, adaptados a las capacidades de los proveedores.

• Desarrollar e implementar procesos de precalificación sobre debida diligencia en materia de deforestación dirigidos a proveedores y otras relaciones comerciales, cuando sea posible, adaptando dichos procesos a los riesgos y circunstancias específicas a las que se enfrentan.

• Facilitar recursos adecuados, capacitación y formación a los proveedores y otras relaciones comerciales para ayudarles a comprender y aplicar la política y a poner en práctica la debida diligencia en materia de deforestación. Esto podría incluir, por ejemplo, un marco estandarizado de informes para los proveedores. Algunos proveedores necesitarán más apoyo que otros, como es el caso de los pequeños agricultores.

• Buscar comprender y abordar las barreras derivadas de la forma de hacer negocios de la empresa que puedan impedir la aplicación de la política de debida diligencia en materia de deforestación por parte de los proveedores y otras relaciones comerciales, como las prácticas de compra y los incentivos comerciales de la empresa.

Las empresas pueden enfrentar limitaciones prácticas y legales acerca de cómo pueden influenciar o afectar a sus relaciones comerciales con el objetivo de prevenir, detener o mitigar los impactos negativos sobre los bosques, o de corregirlos. Las empresas pueden intentar superar estos desafíos para influir en sus relaciones comerciales a través de acuerdos contractuales, requisitos de precalificación, fideicomisos de votación, licencias o contratos de franquicia y, también, a través de esfuerzos de colaboración para agrupar influencia en asociaciones sectoriales o iniciativas intersectoriales.

Los planes de aplicación elaborados en coordinación con los socios comerciales y con la participación, cuando corresponda, de los gobiernos locales y centrales, las organizaciones internacionales, las comunidades locales y la sociedad civil, también pueden mejorar el cumplimiento, en particular ofreciendo capacitación y formación. A menudo, las asociaciones industriales y las iniciativas de múltiples partes interesadas pueden prestar apoyo en muchos de los pasos descritos anteriormente.

Establecer sistemas de control a lo largo de la cadena de suministro

Establecer sistemas que permitan a la empresa hacer un seguimiento de la aplicación y los efectos de su política de deforestación es fundamental para la credibilidad y eficacia de la política y para mantener buenas relaciones con las partes interesadas, incluidos los inversionistas y los gobiernos. Esto implica:

• Crear procedimientos de verificación para llevar a cabo revisiones periódicas independientes y transparentes del cumplimiento de la política; esto puede incluir el compromiso y el monitoreo continuo de los proveedores, así como auditorías internas y de terceros independientes (estas últimas se prefieren cuando el riesgo de asociación con la deforestación es mayor), y abarca tanto a la empresa como a sus proveedores.

• Establecer sistemas de monitoreo y control para las cadenas de custodia de las materias primas y los productos que las empresas identifiquen como potencialmente asociados con la deforestación. Esto se describe con más detalle en el Paso 4 de la Guía OCDE-FAO (Verificar la debida diligencia).

Por lo general, estos pasos tendrán lugar al mismo tiempo, o poco después de que la empresa haya comenzado a realizar el mapeo de la cadena de suministro según el Paso 2 de la Guía OCDE-FAO (Identificar riesgos).

Establecer un mecanismo de reclamación a nivel operativo, en consulta y colaboración con las partes interesadas pertinentes

Los mecanismos de reclamación, que deberían incluir tanto sistemas de alerta temprana de riesgos como sistemas de quejas, pueden ayudar a las empresas a alertar acerca de las desviaciones de su política de deforestación en sus actividades o en las de sus proveedores u otras relaciones comerciales, a identificar y mitigar los riesgos, incluso mediante una mejor comunicación con las partes interesadas, y proporcionan un mecanismo para prevenir y remediar los conflictos. Los mecanismos de reclamación también pueden incorporar un canal de retroalimentación y sugerencias. Pueden establecerse a nivel de un proyecto, una empresa o una industria. Las empresas pueden tanto establecer sus propios mecanismos de reclamación como participar en otros. Es importante que los mecanismos de reclamación sean accesibles, especialmente, cuando sea pertinente, para las partes interesadas locales, incluidas las mujeres y otros grupos vulnerables y marginados. Las reclamaciones deberían tramitarse en un plazo razonable y respetarse el anonimato cuando se solicite.

Sugerencias para pequeñas y medianas empresas

• Decida qué nivel de compromiso político está preparado a adoptar, considerando la legislación nacional y los compromisos internacionales, así como los compromisos de la empresa con los clientes.

• Elija las definiciones de "bosque" y "deforestación" que desee utilizar y la(s) fecha(s) límite. (Las iniciativas sectoriales o las políticas y compromisos de otras pymes pueden proporcionar modelos útiles).

• Decida cómo se llevará a la práctica el cumplimiento de la política en función de sus recursos financieros y humanos.

• Dé a conocer sus compromisos; puede ser mediante un compromiso escrito o una declaración independiente o como parte de su visión empresarial, declaración de valores o política de abastecimiento responsable.

• Participe en plataformas de múltiples partes interesadas sobre materias primas sostenibles destinadas a minimizar la deforestación mediante la acción colectiva.

• Mencione sus limitaciones y su enfoque de priorización de riesgos, incluidas las medidas que tomará si descubre que algún socio comercial se abastece en zonas deforestadas.

• Haga referencia a los compromisos nacionales o regionales sobre deforestación y degradación forestal en la política de la empresa.