Al dirigir el proceso presupuestario, la APC puede contribuir a lograr un presupuesto bien estructurado que, a su vez, provea dirección estratégica y cohesión al sector público a través del financiamiento de las diferentes prioridades que compiten entre sí por recursos limitados, desde mejorar la educación hasta desarrollar nueva infraestructura.
La ubicación de la APC afecta la coordinación requerida para consolidar el presupuesto. La mayoría de los países de ALC (84%) han ubicado la APC dentro del ministerio de finanzas y/o economía, comúnmente en una oficina o departamento específico, por lo general en el departamento de presupuesto como sucede, por ejemplo, en Argentina, Bahamas, Costa Rica y Perú. En Uruguay, las funciones de la APC se dividen entre el ministerio de finanzas y el ministerio/departamento nacional de planeación. En ambos casos, el ministerio/departamento de planeación está a cargo de evaluar y decidir sobre los proyectos de inversión que se incluirán en el presupuesto. En el caso de Brasil, el presupuesto es administrado en su totalidad por una APC ubicada en el ministerio de planificación, presupuesto y gestión que coordina algunos aspectos (por ejemplo, directivas) con el ministerio de Finanzas.
El director de la APC es a menudo la persona responsable de preparar el presupuesto del gobierno y de interactuar con otras unidades de gasto. En la mayoría (62%) de los países de América Latina y el Caribe, el director de la APC es un nombramiento político, entendido como un funcionario del gobierno que generalmente no permanece en el cargo cuando hay un cambio en el gobierno. No obstante, en países como Bahamas, Costa Rica, El Salvador y Paraguay, los directores de APC son funcionarios que sí podrían permanecer en el cargo a pesar de un cambio de gobierno.
Las responsabilidades y la autoridad de una APC deben definirse de manera que eviten la duplicación de tareas o disputas entre las diferentes unidades involucradas. Las APC está involucrada en varias etapas del ciclo presupuestario. En la mayoría de los países, la APC tiene una participación extensa a la hora de formular el presupuesto. En todos los países encuestados de ALC en 2018, la APC tenía la responsabilidad exclusiva de redactar circulares presupuestarias, incluido Panamá, cuya APC no era responsable de esto en 2013. Del mismo modo, en todos los países encuestados de la OCDE, la redacción de la circular presupuestaria era responsabilidad de la APC. El desarrollo de la propuesta de presupuesto del ejecutivo es responsabilidad de la APC en la mayoría de los países de la OCDE y ALC. Determinar los techos presupuestarios para los ministerios también es responsabilidad exclusiva de la APC en la mayoría de ALC y la OCDE. La APC también lleva a cabo negociaciones con los ministerios en la OCDE y en los países de ALC, aunque en República Dominicana, El Salvador y Guatemala esta responsabilidad es compartida (en los dos últimos, con la Presidencia).
Al momento de ejecutar el presupuesto, la APC tenía la competencia exclusiva sobre la autorización de desembolsos en diez países de ALC (incluida República Dominicana donde la misma es compartida). Por el contrario, solo alrededor de la mitad de los países de la OCDE asignan esta responsabilidad a la APC. El monitoreo del desempeño de los ministerios de línea/competentes es responsabilidad de la APC en ocho países (de 13), en comparación con un tercio de la OCDE. Por el contrario, en una mayor proporción de países de la OCDE que de ALC la APC tiene la responsabilidad exclusiva de producir presupuestos complementarios.
