Subcriterio 8.1. Las estructuras encargadas de las inspecciones y de hacer cumplir las normas poseen información y herramientas de TICs adecuadas y actualizadas, lo que permite efectuar un planeamiento y un seguimiento de las inspecciones anteriores, efectivos y con base en los riesgos
Tanto la focalización con base en riesgo, como la promoción de cumplimiento efectiva, requieren información y herramientas de gestión de información. Para lo primero, es indispensable contar con una base de datos de los administrados bajo supervisión, incluyendo sus características fundamentales en relación con el riesgo (actividades, alcance, ubicación, registro histórico). Para lo segundo, un adecuado recurso es un sistema de gestión de casos, de registros y de flujograma. Una combinación de ambos es la mejor opción para asegurar eficiencia y focalización óptimos.
Subcriterio 8.2. Se comparte información de forma regular entre distintas estructuras y/o los registros de otras instituciones son de fácil acceso – o mejor aún, los datos están completamente integrados (base de datos única) y se comparten entre distintas estructuras
Como ya se indicó en los sub criterios 6.3 y 6.4, un intercambio rápido y regular de información es esencial. Los sistemas TICs deben ser configurados para que estos procesos se den de la manera automática posible, o al menos, de manera muy sencilla. De manera ideal, varias (o todas) las entidades deberían usar la misma base de datos, con distintas agencias responsables de completar los distintos campos, pero también con la posibilidad de que todas puedan consultar los datos de las demás para mejorar el establecimiento de objetivos y el factor responsivo, así como tener datos actualizados juntando su esfuerzo y recursos.
Subcriterio 8.3. Los sistemas de información hacen uso de técnicas avanzadas como planeamiento automatizado, gestión de recursos integrados, herramientas móviles para inspectores, SIG, etc.
Para hacer que el establecimiento de objetivos y el trabajo en general mejoren y sean más eficientes, las herramientas TICs deben utilizar, tanto como sea posible, la planificación automatizada (basada en criterios de riesgo y en el perfil de riesgo de los administrados registrados en la base de datos), herramientas móviles para los inspectores (herramientas basadas en laptops/tablets, o teléfonos inteligentes – smartphones – incluyendo listas de verificación, aplicaciones móviles u otros instrumentos para registrar directamente lo encontrado en las inspecciones, buscar información adicional, etc.), sistemas de información geográfica (SIG) para analizar mejor los datos, identificar patrones y ubicar los establecimientos de los administrados que van a ser visitados. La búsqueda activa de información en redes sociales se hace cada día más relevante.
Evidencia: Disponibilidad de funciones de planificación automatizada, herramientas móviles, sistemas SIG, etc.
Subcriterio 8.4. El intercambio de información va más allá de los campos vinculados a inspecciones y promoción del cumplimiento e incluye el registro de empresas, licencias, salud pública, etc.
La obtención de datos en casos de contaminación, lesiones y otros incidentes, etc., a partir de fuentes como los servicios de salud pública y servicios de emergencia es esencial para mejorar el establecimiento de objetivos con base en riesgos. De manera similar, contar con listas actualizadas de objetos bajo supervisión, requiere una constante interacción con sistemas de registros de empresas, licencias y permisos (por ejemplo, licencias de construcción). Entre más integrados estén estos sistemas y la información requerida esté disponible, más efectivas, y realmente basadas en riesgo, serán las inspecciones.
Evidencia: Intercambio de información con otros servicios que no efectúan inspecciones, disponibilidad de datos, existencia de procedimientos, etc.
