Boîte à outils de l’OCDE sur le contrôle et la mise en œuvre de la réglementation

Critère 8. Mise à profit de l’information

Les technologies de l’information et des communications devraient être employées de façon à maximiser la prise en compte des risques, la coordination et le partage de l’information, et à assurer une utilisation optimale des ressources.

Principales questions :

• Les structures chargées des inspections et de la mise en application disposent-elles de données et d’outils informatiques suffisants et récents permettant d’assurer une bonne planification fondée sur les risques et un suivi à l’issue des inspections ?

• Y a-t-il un partage régulier d’information entre les différentes structures et/ou est-il facile de consulter les archives des autres structures – ou, mieux encore, les données sont-elles pleinement intégrées (base de données unique) entre les différentes structures ?

• Les systèmes d’information s’appuient-ils sur des techniques avancées – par ex. : planification automatique, gestion intégrée des ressources, outils mobiles à l’usage des inspecteurs, SIG, etc. ?

• Le partage et l’échange d’information vont-ils au-delà d’une définition étroite des activités d’inspection et de mise en application, et englobent-ils l’immatriculation des entreprises, la délivrance de permis, la santé publique, etc. ?

Sous-critère 8.1. Les structures chargées des inspections et de la mise en application disposent de données et d’outils informatiques suffisants et récents permettant d’assurer une bonne planification fondée sur les risques et un suivi à l’issue des inspections.

Pour bien cibler l’activité sur les risques et pour assurer une mise en application efficace, il faut pouvoir s’appuyer sur des données robustes et sur de bons outils de gestion de ces données. S’agissant des données, une base de données exhaustive des acteurs supervisés, et notamment de leurs principales caractéristiques en lien avec les risques (activités, périmètre, emplacement, antécédents) est indispensable. S’agissant des outils de gestion des données, un système de gestion des dossiers, des archives et des flux de travail constitue un atout considérable. Combiner ces deux aspects constitue la meilleure solution pour assurer au mieux l’efficience et le ciblage.

• Éléments probants : existence de systèmes informatiques, disponibilité des fonctions et des données.

Sous-critère 8.2. Il y a un partage régulier d’information entre les différentes structures et/ou il est facile de consulter les archives des autres structures – ou, mieux encore, les données sont pleinement intégrées (base de données unique) entre les différentes structures.

Comme indiqué au sujet des sous-critères 6.3 et 6.4, il est essentiel de partager l’information rapidement et régulièrement. Il convient d’organiser les systèmes informatiques de façon à ce que ce partage d’information s’effectue de façon aussi automatique que possible, ou du moins très facilement. Idéalement, il faudrait que tout ou partie des entités utilisent la même base de données, à charge pour chacune d’entre elles de l’alimenter. Dans le cadre d’un tel dispositif, chaque entité serait en mesure de consulter toutes les données de la base afin d’améliorer son ciblage et sa réactivité, et la mutualisation des efforts et des ressources lui permettrait de disposer de données plus complètes, mais aussi plus récentes.

• Éléments probants : existence de systèmes d’échange ou d’intégration des données.

Sous-critère 8.3. Les systèmes d’information s’appuient sur des techniques avancées – par ex. : planification automatique, gestion intégrée des ressources, outils mobiles à l’usage des inspecteurs, SIG, etc.

Pour rendre les travaux plus efficients et mieux les cibler, il convient de faire le plus large emploi possible de la planification automatique (en fonction des critères de risque et des profils de risque des établissements enregistrés dans le système), des outils mobiles à l’usage des inspecteurs (ordinateurs portables, tablettes ou téléphones assortis de listes de référence, d’applications mobiles ou d’autres instruments permettant de consigner directement les constatations, de rechercher un complément d’information, etc.) et des systèmes d’information géographique (SIG) permettant de mieux analyser les données, de repérer des situations se répétant et de localiser les locaux à inspecter. Il devient de plus en plus judicieux de recourir activement aux réseaux sociaux pour trouver des indications pertinentes.

• Éléments probants : existence de fonctions de planification automatique, outils mobiles, SIG, etc.

Sous-critère 8.4. Le partage et l’échange d’information vont au-delà d’une définition étroite des activités d’inspection et de mise en application, et englobent l’immatriculation des entreprises, la délivrance de permis, la santé publique, etc.

Pour mieux cibler l’activité en fonction des risques, il est essentiel d’obtenir des données sur les cas de contamination, de préjudices corporels et d’accidents, etc. auprès des services publics de santé et de secours. De même, tenir une liste à jour des éléments soumis à contrôle implique d’être en interface constante avec les systèmes d’immatriculation des entreprises et de délivrance des permis et des autorisations (par ex. : permis de construire). Plus ces systèmes peuvent être intégrés et plus l’information requise est disponible, plus le système d’inspection peut devenir efficace et réellement fondé sur les risques.

• Éléments probants : échange de données avec les services extérieurs aux services d’inspection, disponibilité des données, existence de procédures, etc.