Les Jeux Olympiques et paralympiques sont les événements sportifs les plus importants et les plus complexes au monde. Pour la plupart des spectateurs, l'événement ne dure que quelques semaines, mais pour les athlètes, c'est l'aboutissement d'années, voire de décennies, de préparation. Il en va de même pour les organisations qui accueillent les Jeux. L'ampleur et la complexité de l'organisation d'un événement sportif international de cette nature posent un large éventail de défis et d'opportunités, impliquent des années de planification et de préparation et laissent un héritage durable aux villes hôtes.

Pour planifier et organiser les Jeux, les villes hôtes mettent en place des institutions temporaires appelées Comités d'organisation des Jeux Olympiques (COJO). Les COJO travaillent avec le Comité international olympique (CIO), les villes hôtes et d'autres institutions pour organiser les différentes épreuves sportives, loger les athlètes et les officiels, gérer les transports, fournir un soutien médical et organiser toute l'infrastructure de soutien des Jeux. Les COJO sont créés dans le but précis d'organiser les Jeux et sont dissous après les événements. La nature ad hoc des COJO est inhérente à leur objectif d'organiser efficacement une compétition sportive internationale unique dans un laps de temps déterminé ; cependant, cela crée un certain nombre de défis liés à l'efficience et à la durabilité.

L'organisation des Jeux comporte des risques importants, en particulier ceux liés à la mise en place d'infrastructures telles que les installations sportives et les logements, ainsi que de services tels que la restauration, le transport et le personnel d'appui. Malgré l'objectif et le contexte spécifiques, ces défis ne sont pas propres aux Jeux. La réalisation de tout projet d'infrastructure d'envergure ou de tout grand événement international comporte des risques similaires et des stratégies pour y faire face. Ainsi, les risques, les conseils et les principes décrits dans ce rapport sont applicables à d'autres contextes. Compte tenu de l'ampleur et de la complexité de l'organisation d'un événement majeur, le rapport ne cherche pas à être exhaustif, mais plutôt à aborder les défis les plus importants qui pourraient bénéficier d'enseignements tirés d'autres domaines que celui du sport.

Ce rapport examine les questions transversales susceptibles d'affecter l'efficience de la passation des marchés d'infrastructures et de services associés nécessaires à l'accueil des Jeux Olympiques et paralympiques. Il présente des expériences, des bonnes pratiques et des outils pratiques qui pourraient contribuer à atténuer ces risques. Les présentes lignes directrices contiennent également checklists destinées à aider les organisateurs de grands événements internationaux à évaluer leur exposition aux risques identifiés dans le présent rapport.

Sur la base de l'expérience et des bonnes pratiques acquises lors des Jeux précédents et d'autres projets et événements majeurs, ce rapport aborde quatre domaines de risque communs aux COJO :

• L'organisation institutionnelle et la gestion organisationnelle : Le chevauchement des mandats, le manque de clarté des responsabilités, la coordination inadéquate, le manque de personnel qualifié et les taux de rotation du personnel élevés sont autant de risques critiques pour les COJO ; toutefois, un certain nombre d'outils et de pratiques ont été mis au point pour faire face à ces risques. En définissant des organes de décision clairs, en établissant des mécanismes de collaboration formels et informels et une structure organisationnelle flexible, les COJO peuvent assurer une coordination efficace et une organisation compétente disposant de ressources suffisantes.

• Durabilité et héritage : Au fil du temps, les Jeux Olympiques et paralympiques ont gagné en ampleur, tout comme leur impact sur les communautés affectées et l'environnement. Compte tenu de la crise climatique et de l'urgence de parvenir à un développement durable, les COJO se concentrent désormais sur l'organisation de Jeux durables qui laissent un impact positif sur la société. Les principaux risques comprennent l'impact négatif potentiel de l'organisation des Jeux sur les objectifs de développement à long terme, la mauvaise utilisation des infrastructures après les Jeux et les risques pour les droits humains et l'environnement associés à des chaînes d'approvisionnement longues et complexes. Les COJO peuvent bénéficier d'une série de politiques, d'outils et de bonnes pratiques issus du monde du sport et de pratiques plus larges en matière de gouvernance des infrastructures et de passation de marchés publics, afin d'évaluer leurs approches actuelles et d'éclairer le développement de leurs propres stratégies et politiques.

• Participation des parties prenantes et des citoyens : Les Jeux présentent des opportunités et des défis pour les citoyens des communautés affectées et les autres parties prenantes. Sans une forte participation des parties prenantes et des citoyens, la mise en place des infrastructures peut avoir un impact disproportionné sur les communautés vulnérables, les exclure des bénéfices des Jeux et affecter négativement leur confiance et leur engagement. Pour relever ces défis, les COJO peuvent cartographier le paysage des parties prenantes et veiller à ce que les infrastructures et les services soient accessibles à tous et aussi inclusifs que possible.

• Gestion de programme : Les COJO ont des rôles variés dans un environnement de livraison difficile. En fonction des arrangements institutionnels et selon les infrastructures et services achetés, le COJO peut diriger directement les procédures de marchés publics, ou établir des spécifications et des normes et superviser les procédures passées par d'autres acteurs. Dans les deux cas, le COJO est chargé d'assurer la fourniture coordonnée d'un programme complet d'infrastructures et de services associés dans un délai déterminé. Les COJO sont en fin de compte responsables de la livraison d'un ensemble de sites et de services, une tâche intrinsèquement plus complexe que la livraison d'un seul événement sportif ou d'un seul site. En s'appuyant sur une analyse factuelle, en adoptant une approche stratégique et fondée sur l’analyse des risques liés au marché et, de plus en plus, en tirant parti de la capacité de l'industrie événementielle à fournir des solutions prêtes à l'emploi, les COJO peuvent garantir la réussite et l'efficacité de la réalisation des Jeux.