Os sistemas de compras públicas da América Latina e do Caribe (ALC) são compostos por quatro tipos de organizações principais: 1) órgãos públicos responsáveis pelos esquemas de regulação e legislação; 2) autoridades centralizadas de compras que prestam assessoria para as operações e garantem a coordenação e o monitoramento; 3) entidades contratantes que executam processos ou centralizam necessidades de compras; e 4) órgãos de supervisão que garantem a observância das regulações nos processos de compras.
Na ALC, os órgãos centrais de compras públicas são geralmente responsáveis pela regulação e monitoramento dos sistemas de compras dos países no nível central. Embora normalmente não façam compras em nome de outras entidades do setor público, estabelecem e gerenciam acordos-referência e realizam pregões. Em geral, os países da ALC também estabelecem políticas de compras públicas e monitoram o desempenho de maneira centralizada por meio desses órgãos. Nos países da OCDE, por outro lado, os organismos centrais de compras frequentemente realizam a concentração da demanda.
A função mais comum dos órgãos centrais de compras públicas nos países da ALC (90% dos países pesquisados) é o estabelecimento do sistema normativo e regulatório para as autoridades contratantes, como ocorre, por exemplo, no Chile, Equador e Panamá. O sistema regulatório visa garantir a consideração de princípios fundamentais nas compras públicas, como geração de valor, transparência, economia e eficiência.
A profissionalização e capacitação também são responsabilidades desses órgãos centrais e eles coordenam o treinamento em 80% dos países da ALC. Além disso, elaboram e implementam iniciativas para aprimorar a qualificação e o conhecimento dos funcionários responsáveis pelas compras públicas nas entidades contratantes, dos possíveis fornecedores e dos cidadãos. Na maioria dos casos, esses órgãos divulgam informações e prestam apoio, oferecendo recursos on-line para o aprendizado. É o que ocorre, por exemplo, na Guiana e no Paraguai.
Nas condições certas, a concentração das necessidades de compras das entidades públicas pode gerar economia, melhores preços e eficiência administrativa. Em comparação, uma proposta isolada, sem concentração da demanda, geralmente resulta em custos de transação mais altos em termos de tempo e despesas, pois exige a condução de todo o processo (desde o estágio inicial de definição das necessidades até o estágio final da avaliação ex post) várias vezes. Dessa forma, os acordos-referência poderiam ser uma ferramenta poderosa para concentrar estrategicamente as demandas.
Em 65% dos países da ALC, os órgãos centrais estabelecem acordos-referência com base nos quais as autoridades contratantes solicitam bens e serviços. Esses acordos-referência são obrigatórios para as autoridades contratantes no nível central do governo em 54% dos países da ALC, como a Colômbia e o Equador. É também o que ocorre em 77% dos países da OCDE. Em outros casos, as autoridades contratantes também podem usar acordos-referência de forma voluntária, como é o caso no Brasil e no Uruguai.