Boîte à outils de l’OCDE sur le contrôle et la mise en œuvre de la réglementation

Critère 6. Coordination et intégration

Les fonctions d’inspection devraient être coordonnées et, si nécessaire, intégrées : la réduction des redondances et des chevauchements permettra de faire un meilleur usage des ressources publiques, d’alléger la charge imposée aux acteurs encadrés et de maximiser l’efficacité.

Principales questions :

• Les questions relatives aux missions des différentes institutions, à leur coordination et à leur intégration sont-elles prises en compte au stade de la rédaction des textes et lors du processus d’analyse d’impact ?

• Les doublons sont-ils évités, et la répartition des missions et des responsabilités est-elle claire (entre les institutions et entre l’échelon national et les échelons locaux) ?

• Les différentes structures d’inspection et de mise en application partagent-elles leurs renseignements et leurs dossiers, participent-elles à des dispositifs d’alerte commune et se coordonnent-elles « sur le terrain », en particulier dans des domaines réglementaires connexes ?

• Des dispositifs sont-ils en place ou en cours d’introduction pour renforcer l’efficience grâce à un meilleur partage de l’information, certaines institutions étant les « yeux » et les « oreilles » des autres ? Évite-t-on de répéter une inspection déjà effectuée et de produire plusieurs rapports sur le même sujet ?

• L’affectation des ressources et la planification stratégique tiennent-elles compte de l’ensemble des structures travaillant au sein d’un domaine réglementaire ?

Sous-critère 6.1. Les questions relatives aux missions des différentes institutions, à leur coordination et à leur intégration sont prises en compte au stade de la rédaction des textes et lors du processus d’analyse d’impact.

Il est tout aussi primordial d’éviter la prolifération des institutions chargées des inspections que de veiller à la clarté et à la cohérence, et de prévenir l’apparition de conflits entre les domaines de compétence. Par conséquent, lors de la rédaction des nouveaux textes (y compris au stade de l’analyse d’impact), il faut examiner de près quelles institutions ou structures disposent déjà de compétences en matière d’inspection et de mise en application dans les domaines concernés ; déterminer quelles institutions seront chargées de la mise en œuvre du nouveau texte ; et veiller à ce que le résultat soit cohérent et clair, en évitant tout chevauchement et tout morcellement.

• Éléments probants : lignes directrices en matière d’AIR et teneur des AIR publiées.

Sous-critère 6.2. Les doublons sont évités, et la répartition des missions et des responsabilités est claire (entre les institutions et entre l’échelon national et les échelons locaux).

Si l’on veut que le système d’inspection soit clair pour les acteurs encadrés, efficient (absence de doublons au niveau des coûts ou des charges) et efficace (pas de dispersion de l’information et des efforts, pas de problèmes de coordination), il faut tendre, dans toute la mesure du possible, vers l’unicité des fonctions. Cette unicité signifie qu’une seule institution est chargée de l’ensemble d’un domaine réglementaire (par ex. : la sûreté des aliments, la sécurité des produits, etc.), ou du moins d’un domaine réglementaire au sein d’un secteur donné (par ex. : la production alimentaire primaire). Quand plusieurs institutions sont impliquées, ou qu’elles couvrent des domaines liés (par ex. : santé publique et hygiène, santé au travail, environnement), il faut préciser clairement qui est responsable de chaque texte, de chaque établissement, etc. La clarté doit également être assurée entre les différents échelons administratifs (échelon national ou fédéral, régional, local, etc.), pour éviter de faire subir aux établissements des inspections répétées (et pouvant entrer en conflit) et de gaspiller les ressources publiques à mener des activités non coordonnées et faisant double emploi. Il est rare que le système qui sous-tend les inspections et la mise en application soit parfaitement clair et optimisé. En effet, le système institutionnel a généralement mis de nombreuses années à se développer, au gré d’initiatives distinctes. Il est donc important que les autorités nationales (ou régionales, lorsqu’elles sont chargées des inspections) prennent des initiatives pour passer en revue les fonctions et institutions existantes et pour s’employer à les simplifier et à les rassembler, ou du moins à préciser les rôles et responsabilités de chacun, si nécessaire.

• Éléments probants : document général sur les fonctions d’inspection, initiatives officielles visant à les rassembler ou à les préciser.

Sous-critère 6.3. Les différentes structures d’inspection et de mise en application partagent leurs renseignements et leurs dossiers, participent à des dispositifs d’alerte commune et se coordonnent « sur le terrain », en particulier dans des domaines réglementaires connexes.

Même avec une répartition optimale des responsabilités assurant la plus grande clarté possible, on restera en présence de différentes structures chargées de domaines réglementaires distincts mais connexes – et, en tout état de cause, l’expérience montre que le (non-)respect des règles dans un domaine laisse souvent présager du (non-respect des règles dans un autre ; il est donc essentiel de partager l’information afin de mieux cibler les contrôles en fonction des risques et afin de gagner en efficience et en efficacité. Les bonnes pratiques à adopter à cette fin englobent des systèmes d’alerte commune1 ; un partage systématique (ou, à défaut, à la demande) des renseignements et des archives relatifs aux établissements contrôlés ; et une coordination des inspections (partage des plans, inspections communes, etc.).

• Éléments probants : systèmes existants (alerte commune, partage de l’information, etc.), dispositifs institutionnels, programmes communs d’inspection.

Sous-critère 6.4. Des dispositifs sont en place ou en cours d’introduction pour renforcer l’efficience grâce à un meilleur partage de l’information, certaines institutions étant les « yeux » et les « oreilles » des autres. On évite de répéter une inspection déjà effectuée et de produire plusieurs rapports sur le même sujet.

Au-delà d’un simple partage des données et archives officielles, des structures d’inspection différentes peuvent collaborer en vue de gagner en efficience et de mieux pouvoir évaluer les risques, en convenant d’être les « yeux » et les « oreilles » les unes des autres. Dans certains cas, il est possible de convenir qu’un organisme « chef de file » assurera des inspections régulières au sein d’un secteur donné, et qu’il préviendra les autres s’il détecte des problèmes au sein de leur domaine spécifique de compétence. Dans d’autres cas, il sera possible de conférer à tous les inspecteurs de tout ou partie des structures des connaissances de base sur les autres domaines d’inspection, afin de leur permettre de détecter certains risques majeurs lors de leurs visites et d’alerter les autres structures en conséquence.

Il est, de plus possible d’apporter de nouvelles améliorations en matière d’efficience et de réduction de la charge réglementaire en mettant en place des règles et des dispositifs qui empêchent deux structures différentes d’enquêter l’une après l’autre sur la même question, et qui obligent toutes les structures d’État à partager l’information (et donc qui interdisent la production de deux rapports sur le même sujet – règle appelant à « ne dire les choses qu’une fois » adoptée par certains pays).

• Éléments probants : politiques officielles ou protocoles d’accord entre organismes publics, processus et procédures officiels, teneur du programme de formation du personnel.

Sous-critère 6.5. L’affectation des ressources et la planification stratégique tiennent compte de l’ensemble des structures travaillant au sein d’un domaine réglementaire.

Comme indiqué au sujet du Critère 1, il convient d’effectuer la répartition des ressources entre les domaines d’inspection et de mise en application en fonction d’éléments probants et (conformément au Critère 3), de façon proportionnée au risque. Lors de cette répartition, il est essentiel de tenir compte de l’ensemble des institutions, des structures, des échelons, etc. susceptibles d’être concernés, sans se limiter à un seul organisme. Dans la plupart des cas, plusieurs structures participent, peu ou prou, à la mise en œuvre des textes applicables au sein d’un secteur donné, et il est indispensable d’en tenir compte dans l’évaluation des ressources disponibles et nécessaires, et d’éviter de multiplier les ressources affectées à des problématiques qui, au fond, sont identiques (ou étroitement liées). Dans le cadre de tout examen ou de toute planification stratégiques à moyen ou long terme (à quelque niveau que ce soit), il convient donc, à tout le moins, de tenir compte du personnel, des connaissances, des moyens techniques et (si possible) des budgets de toutes les institutions intervenant dans la supervision du domaine réglementaire concerné. Il en va de même pour les bancs d’essai visant à comparer la situation entre un territoire et un autre : il n’est pas possible de procéder à des comparaisons pertinentes sans tenir compte de l’ensemble du domaine réglementaire, et en s’arrêtant à une seule institution alors que plusieurs d’entre elles existent2.

• Éléments probants : lignes directrices sur la planification stratégique/les examens stratégiques, teneur des documents relatifs à la planification stratégique et aux examens stratégiques.

Notes

← 1.  Tels que les systèmes RASFF et RAPEX de l’Union européenne en matière de sécurité des aliments et des produits.

← 2.  Par exemple, dans les domaines de la santé et de la sécurité au travail et de la sûreté des aliments, il est fréquent que plusieurs institutions participent aux inspections et à la mise en application. Il convient donc, dans le cadre de tout exercice d’examen ou de planification, de tenir compte, à tout le moins, de l’ensemble de leurs ressources (même si la planification n’est pas conjointe, elle doit au moins tenir compte de l’existence des autres institutions).